Het valt moeilijk te ontkennen dat audiovisuele media een grotere impact hebben dan enkel schriftelijke of mondelinge communicatie. Mondelinge communicatie met audiovisuele ondersteuning is zelfs nog krachtiger. Maar dan moet je het wel goed doen. Een verkeerde toepassing of combinatie zal weinig effect hebben of mogelijk zelfs averechts werken. Kortom, de inzet van audiovisuele middelen vergt een deskundige aanpak.
De combinatie van beeld, spraak, tekst en muziek maakt doorgaans een diepe indruk en de boodschap beklijft beter. Dat komt omdat deze combinatie beter in staat is emoties los te maken.
Onderzoek heeft aangetoond dat van een audio boodschap slechts 7% van de inhoud onthouden wordt. Van plaatjes wordt 50% onthouden, maar de combinatie beeld en geluid scoort 87%.
Voor de inzet van AV is techniek nodig: hardware en software. En dat is tegenwoordig meestal high tech. Wie gebruikt er nu nog een overheadprojector? Nu gebruik je een computer of tablet en een bestand voor vertoning middels presentatie software, vaak PowerPoint. Maar er is ook andere programmatuur beschikbaar waarmee ook andere effecten mogelijk zijn.
Toen ik begin jaren tachtig begon met les geven sleepte ik steeds mappen met overhead sheets mee. Op het laatst stond alles op een memory stick, meer had ik niet nodig. Dat is inmiddels weer een paar jaar geleden en nu zou ik lessen en presentaties gewoon via de cloud gebruiken. En een memory stick als reserve, voor het geval internet niet zou werken....
Als ik klanten bezocht, had ik een draagbare computer (laptops kwamen later) en een videoprojector bij me. Twee zware tassen. Maar uiteindelijk had ik in mijn (lederen) map gewoon afdrukken van een PowerPoint presentatie. Was toch gemakkelijker om tijdens een gesprek te gebruiken. Alleen voor grotere groepen greep ik nog terug op de beamer.
Een zeer krachtig medium is (video)film. Dat kunnen bewegende beelden zijn, maar ook sequenties van stilstaande beelden (dia's). Dat kan ondersteund worden met commentaar, muziek en tekst. Om abstracte processen duidelijk te maken gebruik je bij voorkeur animaties.
Waar ik vroeger een video productie liet maken of een band-dia presentatie met liefst 24 projectors, volstaat nu een presentatie met embedded video via een computerprogramma (of vanuit de cloud, zoals Youtube) en een 'beamer'. En als het toch in de cloud staat, maak je de presentatie ook beschikbaar voor individuen die gebruik maken van een computer, een tablet of een smartphone. En straks wordt ernaar gekeken via een computerbril, zoals Google Glass.
Die ongekende mobiliteit maakt dat we goed moeten nadenken over de projectiekant. Net zoals je bij websites rekening moet houden met het formaat beeldscherm. Maar bij presentaties komt nog een andere dimensie. Het maakt namelijk verschil of je een AV presentatie voor de massamedia maakt, of ter ondersteuning van een presentatie in een zaal op een groot scherm met een spreker.
Spreek je een zaal toe, met AV ondersteuning, dan gelden heel andere regels dan voor individuele projectie. Maar één algemene regel geldt voor beide: Beperk geschreven tekst en laat zoveel en zo treffend mogelijk beelden zien. Laat de plaatjes en het gesproken woord een hoofdrol spelen.
Doodzonde nummer één: een PowerPoint dia vol met tekst die door de spreker wordt voorgelezen. Zo'n spreker is zijn gehoor al binnen 2 minuten kwijt. En helaas, ik maak ze nog heel vaak mee. Kennelijk is het moeilijk om een goed verhaal te vertellen en dat met treffende plaatjes en animaties te ondersteunen. Maar op deze manier kun je het publiek wél 20 minuten of langer boeien en bij de les houden. Het vraagt om deskundigheid voor zowel de AV-maker als de spreker.
De volgende BLOGs zullen gaan over hoe je een presentatie maakt en wat erbij komt kijken om een videoproductie te maken.
vrijdag 31 januari 2014
vrijdag 17 januari 2014
Het brein selecteert perceptie
Al zo'n twintig jaar geleden was "selectieve perceptie" een belangrijk onderdeel van mijn marketing & communicatielessen. Kort gezegd betekent dit, dat je alleen waarneemt wat voor jou nuttig of prettig is. De rest gaat het ene oor in en het andere oor uit. De westerse mens staat dagelijks aan tienduizenden stimuli bloot en als we dat allemaal bewust zouden verwerken werden we gek. Selectieve perceptie is dus een beschermingsmechanisme.
Vanuit talloze media doen even zovele 'zenders' een beroep op onze aandacht. Ze willen hun boodschap aan ons kwijt. Maar het meeste gaat aan ons voorbij, we hebben er geen boodschap aan. Om door te dringen in ons bewustzijn is inmiddels meer nodig dan gewoon een bericht verzenden. Het bericht verzuipt in de rommel:
Om onze boodschap toch bij ons publiek te laten landen volstaat het klassieke communicatiemodel niet meer. We moeten ons meer bewust zijn van de werking van het brein en de drijfveer achter selectieve perceptie.
Ankers voor aandacht, bv je eigen naam horen, lezen
Je vaart voor een deel op de automatische piloot, gedreven door ervaring, gevoelens en globale indrukken. Dit gaat voor een deel onbewust.
Deels worden boodschappen geanalyseerd en gewogen. Dit is een bewust proces en vergt meer aandacht en energie. Maar er worden in het onbewuste proces ook gegevens opgeslagen, die je achteraf wel kunt terughalen maar vaak niet meer kunt koppelen aan een bepaalde bron. Dit noemen we dan intuïtie.
De automatische piloot domineert. Herkenning en attitude bepalen hoe bewust de waarneming zal worden. Herhaling van boodschappen kan dit proces beïnvloeden. Ook als die blootstelling zo kort duurt dat je het niet bewust waarneemt.
Spreek je iemand met zijn eigen naam aan, dan is aandacht direct verzekerd. Dit is bijvoorbeeld voor telefonische verkopers erg belangrijk. Inspelen op herkenning. Dit gaat allemaal automatisch.
Bewust afwegen en analyseren
Wanneer een boodschap ons prikkelt om een vergelijking of een afweging te maken gebeurt dat bewust. Het kan zelfs zover gaan dat we actief op zoek gaan naar informatie om in de afweging mee te nemen. Dit betreft bijvoorbeeld ook zogenaamde shopping goods en specialties. Klanten gaan bewust gegevens verzamelen en vergelijken. Nadeel van deze benadering is dat bij het toenemen van de informatie de denkkracht afneemt. Anders gezegd, hoe meer keuze je hebt hoe moeilijker het is om een beslissing te nemen. En de kans op een foute beslissing neemt dan ook toe. Dit fenomeen is ook bekend als Paradox of Choice.
Tip voor de marketing communicatie: beperk het aantal keuzes.
Prikkels verwerken
Als ons brein even rust krijgt en niet actief prikkels moet verwerken worden oude indrukken verwerkt. Tijdens zo'n pauze, die je overigens ook bewust kunt inleggen d.m.v. meditatie, maar het gebeurt ook tijdens de slaap, gaat je brein alle prikkels, bewust en onbewust ontvangen, verwerken, sorteren en rubriceren. Vergelijk het met het indexeren van data op de harde schijf van je computer. Dit helpt om gegevens snel terug te vinden.
Zo kan het voor komen dat je vastloopt in een puzzel, maar na een nachtje rust valt de puzzelstukjes als vanzelf op hun plaats. Op dezelfde manier vind je oplossingen voor problemen op je werk of in je relatie. Een wandeling in de natuur helpt ook. Even je hoofd leeg maken.....
Het mooie is, dat dit ook herkenning bevordert en dus weer door commerciële boodschappen aangesproken kan worden.
Het beloningssysteem
Informatie of gedachten die een prettig gevoel veroorzaken door activering van ons beloningssysteem (dopamine) worden ook snel herkend en zorgen voor een positieve associatie van nieuwe prikkels. We onthouden dus was we als prettig ervaren hebben. Dat gevoel komt dan ook direct weer bovendrijven.
Overigens werkt dit ook bij nare ervaringen. Maar vanuit de bedrijfscommunicatie sturen we daar normaal gesproken niet op aan.
Emoties spelen dus een belangrijke rol bij persuasieve communicatie. Het is een heel sterk anker van ons bewustzijn. Merken communicatie moet daarom goed inspelen op emoties of feed good associaties.
Vanuit talloze media doen even zovele 'zenders' een beroep op onze aandacht. Ze willen hun boodschap aan ons kwijt. Maar het meeste gaat aan ons voorbij, we hebben er geen boodschap aan. Om door te dringen in ons bewustzijn is inmiddels meer nodig dan gewoon een bericht verzenden. Het bericht verzuipt in de rommel:
- We worden met teveel producten en diensten geconfronteerd.
- Een ieder product heeft teveel eigenschappen.
- We worden met teveel reclame uitingen geconfronteerd.
- Ieder advertentie bevat teveel onderdelen en het gaat ook nog eens bloedsnel.
- Er zijn teveel communicatiekanalen die om de aandacht wedijveren.
Om onze boodschap toch bij ons publiek te laten landen volstaat het klassieke communicatiemodel niet meer. We moeten ons meer bewust zijn van de werking van het brein en de drijfveer achter selectieve perceptie.
Ankers voor aandacht, bv je eigen naam horen, lezen
Je vaart voor een deel op de automatische piloot, gedreven door ervaring, gevoelens en globale indrukken. Dit gaat voor een deel onbewust.
Deels worden boodschappen geanalyseerd en gewogen. Dit is een bewust proces en vergt meer aandacht en energie. Maar er worden in het onbewuste proces ook gegevens opgeslagen, die je achteraf wel kunt terughalen maar vaak niet meer kunt koppelen aan een bepaalde bron. Dit noemen we dan intuïtie.
De automatische piloot domineert. Herkenning en attitude bepalen hoe bewust de waarneming zal worden. Herhaling van boodschappen kan dit proces beïnvloeden. Ook als die blootstelling zo kort duurt dat je het niet bewust waarneemt.
Spreek je iemand met zijn eigen naam aan, dan is aandacht direct verzekerd. Dit is bijvoorbeeld voor telefonische verkopers erg belangrijk. Inspelen op herkenning. Dit gaat allemaal automatisch.
Bewust afwegen en analyseren
Wanneer een boodschap ons prikkelt om een vergelijking of een afweging te maken gebeurt dat bewust. Het kan zelfs zover gaan dat we actief op zoek gaan naar informatie om in de afweging mee te nemen. Dit betreft bijvoorbeeld ook zogenaamde shopping goods en specialties. Klanten gaan bewust gegevens verzamelen en vergelijken. Nadeel van deze benadering is dat bij het toenemen van de informatie de denkkracht afneemt. Anders gezegd, hoe meer keuze je hebt hoe moeilijker het is om een beslissing te nemen. En de kans op een foute beslissing neemt dan ook toe. Dit fenomeen is ook bekend als Paradox of Choice.
Tip voor de marketing communicatie: beperk het aantal keuzes.
Prikkels verwerken
Als ons brein even rust krijgt en niet actief prikkels moet verwerken worden oude indrukken verwerkt. Tijdens zo'n pauze, die je overigens ook bewust kunt inleggen d.m.v. meditatie, maar het gebeurt ook tijdens de slaap, gaat je brein alle prikkels, bewust en onbewust ontvangen, verwerken, sorteren en rubriceren. Vergelijk het met het indexeren van data op de harde schijf van je computer. Dit helpt om gegevens snel terug te vinden.
Zo kan het voor komen dat je vastloopt in een puzzel, maar na een nachtje rust valt de puzzelstukjes als vanzelf op hun plaats. Op dezelfde manier vind je oplossingen voor problemen op je werk of in je relatie. Een wandeling in de natuur helpt ook. Even je hoofd leeg maken.....
Het mooie is, dat dit ook herkenning bevordert en dus weer door commerciële boodschappen aangesproken kan worden.
Het beloningssysteem
Informatie of gedachten die een prettig gevoel veroorzaken door activering van ons beloningssysteem (dopamine) worden ook snel herkend en zorgen voor een positieve associatie van nieuwe prikkels. We onthouden dus was we als prettig ervaren hebben. Dat gevoel komt dan ook direct weer bovendrijven.
Overigens werkt dit ook bij nare ervaringen. Maar vanuit de bedrijfscommunicatie sturen we daar normaal gesproken niet op aan.
Emoties spelen dus een belangrijke rol bij persuasieve communicatie. Het is een heel sterk anker van ons bewustzijn. Merken communicatie moet daarom goed inspelen op emoties of feed good associaties.
zaterdag 11 januari 2014
Lekker ouderwets drukken
In een tijdperk waar alles digitaal is hebben drukkerijen het zwaar. Toch wordt er nog heel wat gedrukt, ook voor PR en marketingcommunicatie. OK, ook ik heb voor iedere folder wel een .pdf beschikbaar en laten we eerlijk zijn, van de 10 exemplaren die ik verstuur zijn het er maar 2 in gedrukte vorm. Oh ja, mijn visitekaartjes zijn gedrukt. En ons briefpapier en enveloppen worden ook nog gewoon gedrukt. Een jaarverslag MOET gewoon in mooi drukwerk verschijnen, ook al heb je een .pdf achter de hand (of in epub formaat als eboek).
Kortom, in het communicatievak speelt de drukker nog steeds een rol van betekenis en je moet daarom iets meer dan de gemiddelde landgenoot over drukken weten.
Afhankelijk van de toepassing en de oplage kun je kiezen uit een aantal druktechnieken, die we hier kort behandelen.
Boekdruk
Dit is de oudste vorm van drukkunst en als leek ken je dit vooral van de stempel. Dat deden we al op de kleuterschool (sorry, groep 1 en 2). Deze techniek staat ook bekend als "hoogdruk". Wat afgedrukt wordt ligt iets hoger, hierop kleeft de drukinkt die dan op het papier wordt gedrukt. Houtsnedes zoals beeldende kunstenaars die maken vallen ook onder deze techniek. In de modernere industriële toepassing werden vaak rubberen of aluminium clichés gebruikt. Over zetten zullen we het maar niet meer hebben.......
De professionele drukker gebruikte een zogenaamde degelpers waarmee je vel voor vel als het ware bestempelde. Voor grote oplages werd de rotatiepers gebruikt, waar het 'drukstempel' op grote cilinders zat. Deze zinnen staan in 'verleden tijd', want boekdruk komt vrijwel niet meer voor. Dit is vooral nog nostalgie.
Diepdruk
Hoewel ook dit een oude drukvorm is wordt het voor zeer grote oplages nog wel toegepast. Denk daarbij aan tijdschriften in oplages van zo'n half miljoen exemplaren. Wat gedrukt wordt verschijnt als kleine putjes of lijntjes in de drukplaat. Die worden met drukinkt gevuld en op het papier overgezet. Bij het industrieel drukken van zeer grote oplagen maakt men gebruik van rotatiepersen. De putjes voor de druktinkt worden met fotografische technieken in de drukplaat, meestal van koper of messing, geëtst. Dit is een bewerkelijk en kostbaar proces, vandaar dat het alleen rendabel is voor zeer grote oplagen.
Bij kunstenaars spreken we van een ets, waarmee kleine (genummerde) oplagen worden gedrukt.
Offset druk
Deze vlakdruktechniek was aanvankelijk bekend als steendruk of lithografie. Een vlakke steen werd toen met een vettige substantie bewerkt. Nadat de steen nat werd gemaakt kon de inkt worden aangebracht. Die hechtte alleen aan de vettige substantie, de delen die nat van het water waren stootten de inkt af. Vervolgens werd het inktpatroon op het papier gebruikt.
In industriële vorm bevindt het drukpatroon zich op een gebogen metalen of kunststof plaat die op een cilinder gespannen is. Het papier wordt er langs gevoerd en het inktpatroon wordt middels drukrollen op het papier overgezet. Offset, dus.
Deze techniek is geschikt voor middelgrote tot zeer grote oplagen en wordt momenteel het meeste toegepast. Een voordeel is dat de kleurweergave met deze techniek zeer nauwkeurig te regelen is en de voorbereiding, het maken van de offset platen, relatief goedkoop is.
Maar wat doe je als je maar een kleine oplage hebt?
Zeefdruk
Bij zeefdruk wordt het te drukken model in een strak gespannen zeef open gelaten. Je legt de zeef op het te bedrukken materiaal en drukt met een rakel de inkt door de openingen. Deze techniek is geschikt voor kleine oplages en voor drukken op kunststof, metaal en gebogen oppervlakten. Denk bijvoorbeeld aan pennen of aanstekers die je met je logo laat bedrukken. Maar ook veel verpakkingsmateriaal wordt middels zeefdruk bedrukt, maar dan op industriële schaal. Dat geldt ook voor stoffen en bijvoorbeeld behang.
Kopieren
De moderne technieken die bij fotokopiëren worden toegepast lenen zich ook voor kleine en middelgrote oplages. Fabrikanten van kopieerapparaten en printers leveren machines voor een afdrukje op kantoor tot grote oplages. Zelfs een boek in de oplage van één is mogelijk, wat bijvoorbeeld handig is voor uitgevers die zo boeken kunnen personifiëren, dit wordt 'printing on demand' genoemd. Kopieerapparaten werken snel en betrouwbaar.
Zulke moderne repromachines kunnen met een afwerk unit worden uitgebreid, zodat het gedrukte product direct gebruiksklaar is: gesneden, geperforeerd, gebonden, wat je maar wilt.
Lay-out
Doordat iedere werkplek voorzien is van een computer is het tegenwoordig niet meer zo moeilijk om een geschikte lay-out te maken. Ook de software die hiervoor gebruikt wordt is al in relatief eenvoudige versies voor "desktop publishing" (DTP) beschikbaar.
Een waarschuwing is op zijn plaats: Schoenmaker blijf bij je leest. Als je goede ontwerpen wilt, die én esthetisch verantwoord zijn én rekening houden met de eisen van de drukpers, dan laat je dit werk over aan een professionele ontwerper/DTP-er.
Snel een eenvoudige flyer "in elkaar flansen" kun je ook met een tekstverwerkingsprogramma als WORD. Maar voor het betere werk moet je al snel uitwijken naar een goed programma voor desktop publishing.
Welke druktechniek je ook kiest, de kleuren worden ieder apart op het papier gezet. Dat betekent dat er voor iedere kleur een drukmodel gemaakt wordt. Doorgaans werken drukkers met de kleuren geel, magenta, cyaan en zwart. Ook de kantoorprinter werkt zo. Met name in de offset drukkerij werkt men vaak met méér dan deze 4 kleuren, tot 7 of 8 toe. Die extra drukgangen worden dan gebruikt voor speciale kleuren die niet met basiskleuren gemaakt kunnen worden. Denk aan goud- of zilverkleurige opdruk of het toevoegen van een glanslaag met vernis.
Werk aanleveren
Je gaat een mooi drukwerkje maken en laat de lay-out over aan een ontwerper/DTP-er, die het gereed maakt voor de Offset pers. Laat je dan niet door de aantrekkelijke features van het tekstverwerkingsprogramma verleiden om je tekst te schrijven in een soort pré-ontwerp, compleet met plaatjes in de tekst. Dat is voor de DTP-er alleen maar lastig en extra werk.
Lever de tekst 'plat' aan, dus zonder opmaak. Geef de plaatjes er apart bij. Dat kan digitaal, maar ook analoog. Digitale plaatjes, dus ook foto's, moeten in een hoge resolutie zijn, liefst meer dan 600 dpi. Niet in een compressie formaat als .jpg of .png, die leveren kwaliteitsverlies op. Bij voorkeur in .tiff. En graphics in een vector formaat, zoals het uit het ontwerpprogramma komt. Of laat de ontwerper de graphics maken, die heeft ook meer mogelijkheden in zijn trukendoos.
Bespreek met de ontwerper/DTP-er welk resultaat je verwacht en geef daarbij ook de huisstijl instructies. Zo verzeker je jezelf van een goed resultaat en mooi drukwerk.
Kortom, in het communicatievak speelt de drukker nog steeds een rol van betekenis en je moet daarom iets meer dan de gemiddelde landgenoot over drukken weten.
Afhankelijk van de toepassing en de oplage kun je kiezen uit een aantal druktechnieken, die we hier kort behandelen.
Boekdruk
Dit is de oudste vorm van drukkunst en als leek ken je dit vooral van de stempel. Dat deden we al op de kleuterschool (sorry, groep 1 en 2). Deze techniek staat ook bekend als "hoogdruk". Wat afgedrukt wordt ligt iets hoger, hierop kleeft de drukinkt die dan op het papier wordt gedrukt. Houtsnedes zoals beeldende kunstenaars die maken vallen ook onder deze techniek. In de modernere industriële toepassing werden vaak rubberen of aluminium clichés gebruikt. Over zetten zullen we het maar niet meer hebben.......
De professionele drukker gebruikte een zogenaamde degelpers waarmee je vel voor vel als het ware bestempelde. Voor grote oplages werd de rotatiepers gebruikt, waar het 'drukstempel' op grote cilinders zat. Deze zinnen staan in 'verleden tijd', want boekdruk komt vrijwel niet meer voor. Dit is vooral nog nostalgie.
Diepdruk
Hoewel ook dit een oude drukvorm is wordt het voor zeer grote oplages nog wel toegepast. Denk daarbij aan tijdschriften in oplages van zo'n half miljoen exemplaren. Wat gedrukt wordt verschijnt als kleine putjes of lijntjes in de drukplaat. Die worden met drukinkt gevuld en op het papier overgezet. Bij het industrieel drukken van zeer grote oplagen maakt men gebruik van rotatiepersen. De putjes voor de druktinkt worden met fotografische technieken in de drukplaat, meestal van koper of messing, geëtst. Dit is een bewerkelijk en kostbaar proces, vandaar dat het alleen rendabel is voor zeer grote oplagen.
Bij kunstenaars spreken we van een ets, waarmee kleine (genummerde) oplagen worden gedrukt.
Offset druk
Deze vlakdruktechniek was aanvankelijk bekend als steendruk of lithografie. Een vlakke steen werd toen met een vettige substantie bewerkt. Nadat de steen nat werd gemaakt kon de inkt worden aangebracht. Die hechtte alleen aan de vettige substantie, de delen die nat van het water waren stootten de inkt af. Vervolgens werd het inktpatroon op het papier gebruikt.
In industriële vorm bevindt het drukpatroon zich op een gebogen metalen of kunststof plaat die op een cilinder gespannen is. Het papier wordt er langs gevoerd en het inktpatroon wordt middels drukrollen op het papier overgezet. Offset, dus.
Deze techniek is geschikt voor middelgrote tot zeer grote oplagen en wordt momenteel het meeste toegepast. Een voordeel is dat de kleurweergave met deze techniek zeer nauwkeurig te regelen is en de voorbereiding, het maken van de offset platen, relatief goedkoop is.
Maar wat doe je als je maar een kleine oplage hebt?
Zeefdruk
Bij zeefdruk wordt het te drukken model in een strak gespannen zeef open gelaten. Je legt de zeef op het te bedrukken materiaal en drukt met een rakel de inkt door de openingen. Deze techniek is geschikt voor kleine oplages en voor drukken op kunststof, metaal en gebogen oppervlakten. Denk bijvoorbeeld aan pennen of aanstekers die je met je logo laat bedrukken. Maar ook veel verpakkingsmateriaal wordt middels zeefdruk bedrukt, maar dan op industriële schaal. Dat geldt ook voor stoffen en bijvoorbeeld behang.
Kopieren
De moderne technieken die bij fotokopiëren worden toegepast lenen zich ook voor kleine en middelgrote oplages. Fabrikanten van kopieerapparaten en printers leveren machines voor een afdrukje op kantoor tot grote oplages. Zelfs een boek in de oplage van één is mogelijk, wat bijvoorbeeld handig is voor uitgevers die zo boeken kunnen personifiëren, dit wordt 'printing on demand' genoemd. Kopieerapparaten werken snel en betrouwbaar.
Zulke moderne repromachines kunnen met een afwerk unit worden uitgebreid, zodat het gedrukte product direct gebruiksklaar is: gesneden, geperforeerd, gebonden, wat je maar wilt.
Lay-out
Doordat iedere werkplek voorzien is van een computer is het tegenwoordig niet meer zo moeilijk om een geschikte lay-out te maken. Ook de software die hiervoor gebruikt wordt is al in relatief eenvoudige versies voor "desktop publishing" (DTP) beschikbaar.
Een waarschuwing is op zijn plaats: Schoenmaker blijf bij je leest. Als je goede ontwerpen wilt, die én esthetisch verantwoord zijn én rekening houden met de eisen van de drukpers, dan laat je dit werk over aan een professionele ontwerper/DTP-er.
Snel een eenvoudige flyer "in elkaar flansen" kun je ook met een tekstverwerkingsprogramma als WORD. Maar voor het betere werk moet je al snel uitwijken naar een goed programma voor desktop publishing.
Welke druktechniek je ook kiest, de kleuren worden ieder apart op het papier gezet. Dat betekent dat er voor iedere kleur een drukmodel gemaakt wordt. Doorgaans werken drukkers met de kleuren geel, magenta, cyaan en zwart. Ook de kantoorprinter werkt zo. Met name in de offset drukkerij werkt men vaak met méér dan deze 4 kleuren, tot 7 of 8 toe. Die extra drukgangen worden dan gebruikt voor speciale kleuren die niet met basiskleuren gemaakt kunnen worden. Denk aan goud- of zilverkleurige opdruk of het toevoegen van een glanslaag met vernis.
Werk aanleveren
Je gaat een mooi drukwerkje maken en laat de lay-out over aan een ontwerper/DTP-er, die het gereed maakt voor de Offset pers. Laat je dan niet door de aantrekkelijke features van het tekstverwerkingsprogramma verleiden om je tekst te schrijven in een soort pré-ontwerp, compleet met plaatjes in de tekst. Dat is voor de DTP-er alleen maar lastig en extra werk.
Lever de tekst 'plat' aan, dus zonder opmaak. Geef de plaatjes er apart bij. Dat kan digitaal, maar ook analoog. Digitale plaatjes, dus ook foto's, moeten in een hoge resolutie zijn, liefst meer dan 600 dpi. Niet in een compressie formaat als .jpg of .png, die leveren kwaliteitsverlies op. Bij voorkeur in .tiff. En graphics in een vector formaat, zoals het uit het ontwerpprogramma komt. Of laat de ontwerper de graphics maken, die heeft ook meer mogelijkheden in zijn trukendoos.
Bespreek met de ontwerper/DTP-er welk resultaat je verwacht en geef daarbij ook de huisstijl instructies. Zo verzeker je jezelf van een goed resultaat en mooi drukwerk.
dinsdag 7 januari 2014
De media in eigen beheer
Laten we het communicatiemodel er nog eens bij halen:
Dan zien we zender en ontvanger, het coderen en de boodschap die in de blauwe pijl - het medium- naar de overkant wordt gestuurd. Op de achtergrond werk steeds de storende invloed van 'ruis'. In de communicatie kunnen we dus niet zonder een medium.
Als zender kies je bewust of onbewust voor een medium. Als de zender een organisatie is dan gaat het doorgaans om een bewust proces, waarbij de media-keuze een belangrijk onderdeel is. Je kunt externe media gebruiken, waarvoor doorgaans betaald wordt. Je kunt ook kiezen voor eigen media, die eigenlijk niets kosten, afgezien van investeringen (afschrijvingen) en eventueel ontwerp- en productiekosten. Deze media worden dus in de organisatie zelf gemaakt en beheerd.
Eigen media
Er bestaan vele soorten media die binnen organisaties gemaakt en beheerd worden. Hieronder volgen een paar voorbeelden. Het is een eigen selectie van wat ikzelf momenteel relevant vind, maar door persoonlijke keuze, creativiteit en technologische ontwikkelingen zijn er nog vele aan deze lijst toe te voegen.
Een belangrijk deel van de (interne) communicatie vindt mondeling plaats. Het medium bestaat dan uit de stem die de lucht tussen zender en ontvanger laat trillen. Indirecte mondelinge communicatie vindt plaats via het omroepsysteem en de telefoonverbinding, al dan niet via IP (internetverbindingen).
Omroepsystemen bestaan uit het 'public adress system' voor achtergrondmuziek en mededelingen. In sommige organisaties worden (werden) ook video netwerken gebruikt voor de interne communicatie, maar die worden vervangen door het intranet. Dit is goedkoper en effectiever aangezien vrijwel iedere werkplek met het bedrijfsnetwerk verbonden is. Dit geeft evengoed ruimte voor het vertonen van video producties of audio clips, zoals de nieuwjaarstoespraak van de directeur.
De telefoon is ook een belangrijke schakel met de buitenwereld. Het is voor bedrijfscommunicatie essentieel om hieraan de nodige aandacht te besteden. Telefoonmanieren geven een eerste indruk aan iedereen die naar de organisatie belt. Stel daar richtlijnen voor op en laat periodiek door een mistery caller controleren of medewerkers zich aan die richtlijnen houden. Belangrijk: de beltoon mag niet langer dan 20 seconden overgaan. Wie de telefoon opneemt (en een buitenlijn vermoedt) meldt zich ongeveer als volgt: "Goede morgen (of middag), met de firma XX, u spreekt met yy." Eventueel aangevuld met de vraag: "Wat kan ik voor u doen?". Dit geeft de beller éénduidige informatie over wie hij aan de lijn heeft en of (dat) zijn belletje welkom is.
Enthousiaste dienstbaarheid moet eraf spatten!
Doorverbinden? Laat de beller niet te lang in het ongewisse. Snel doorverbinden of terugpakken als doorverbinden mislukt geeft de beller het gevoel dat hij correct behandeld wordt.
Ook aan de telefoon krijg je maar één kans om een goede indruk te maken.
Als zender kies je bewust of onbewust voor een medium. Als de zender een organisatie is dan gaat het doorgaans om een bewust proces, waarbij de media-keuze een belangrijk onderdeel is. Je kunt externe media gebruiken, waarvoor doorgaans betaald wordt. Je kunt ook kiezen voor eigen media, die eigenlijk niets kosten, afgezien van investeringen (afschrijvingen) en eventueel ontwerp- en productiekosten. Deze media worden dus in de organisatie zelf gemaakt en beheerd.
Eigen media
Er bestaan vele soorten media die binnen organisaties gemaakt en beheerd worden. Hieronder volgen een paar voorbeelden. Het is een eigen selectie van wat ikzelf momenteel relevant vind, maar door persoonlijke keuze, creativiteit en technologische ontwikkelingen zijn er nog vele aan deze lijst toe te voegen.
- Dia- of PowerPoint presentaties
Deze worden vaak zo opgezet dat ze fungeren als een soort spiekbriefje. De ergste vorm is plaatjes die vol staan met tekst, die eigenlijk te klein is om op afstand te lezen. Maar geen nood, de presentator leest het voor. Vaak letterlijk. Boring! De spreker is zijn gehoor dan ook in no-time kwijt.
Het kan ook anders. Met weinig tekst, met steekwoorden en plaatjes die de woorden van de spreker ondersteunen. Ook animaties die een proces laten zien spreken tot de verbeelding (letterlijk dus) en houden de toehoorders bij de les. Humor mag.
Maar.... ook de leukste en boeiendste presentatie mag niet langer dan 20 minuten duren. Langer kan een groep niet geconcentreerd blijven luisteren. Merk op dat ik schrijft "een groep", want het gaat om het gemiddelde. Individueel kan het langer of korter zijn. - Bewegwijzering op kantoor en/of het bedrijfsterrein.
Misschien een rare sprong, maar ook dit helpt de aandacht erbij te houden.
Bewegwijzering moet met weinig woorden en eventueel met pictogrammen éénduidige aanwijzingen geven. Denk daarbij ook aan eventuele anderstaligen. - Website
We onderscheiden naar doelgroep en doelstelling verschillende soorten. Je hebt ten eerste de open site voor het algemene publiek (bijvoorbeeld kopers bij een webshop). Hier gaat er om dat de site door geïnteresseerden ook gevonden wordt. Internet marketing speelt hierbij een voorname rol en niet te vergeten zoekmachine optimalisatie (SEO en SEA, meer hierover in mijn ebook).
Verder kun je een afgesloten website voor externe bezoekers hebben, het extranet. Hier publiceer je informatie die je alleen met een selecte groep, je abonnees, wilt delen.
Het intranet is alleen voor medewerkers van de organisatie. Hier staan nieuwsberichten, een BLOG, een Wiki voor kennisdelen en vaak ook de toegang tot het Document Management Systeem (DMS). In zekere zin is het intranet een moderne interactieve vervanging van het personeelsblad. - Nieuwsbrief
Je hebt ze in gedrukte vorm en als email. In beide gevallen stuur je de nieuwsbrief alleen naar abonnees. Wettelijk zijn er geen belemmeringen voor de gedrukte nieuwsbrieven maar wegens de hoge kosten wordt hier zuinig mee omgegaan. In veel organisaties heeft de gedrukte vorm plaats gemaakt voor de elektronische vorm. Hier geldt echter een opt-in regeling, de ontvanger moet uitdrukkelijk toestemming geven voor de toezending. Dit geldt wettelijk alleen voor particulieren c.q. consumenten. Medewerkers van organisaties zijn vogelvrij, wat dit betreft. Maar spammen wekt ook hier irritatie en veel organisaties laten de opt-in regeling ook voor business relaties gelden. Als alternatief wordt echter ook de opt-out regeling toegepast, dit wil zeggen dat je een nieuwsbrief ongevraagd verstuurt en duidelijk vermeldt hoe je kunt afmelden. Of, je stuurt de email éénmalig met het aanbod om te abonneren.
In alle gevallen is het goed (bij consumenten zelfs verplicht) om instructies voor afmelding in de email te vermelden.
Dan de vraag of je een opgemaakte email nieuwsbrief moet maken, of een met 'platte tekst'. Persoonlijk geef ik de voorkeur aan platte tekst. Opgemaakte emails zijn vaak irritant omdat plaatjes standaard geblokkeerd worden of slecht laden. Geef mij maar een simpel vormgegeven email met links naar "meer informatie" op de website. Dit spaart ook ruimte op de mailserver.
Een variant op de email nieuwsbrief is RSS. Geïnteresseerden kunnen zich daarop abonneren en nemen zelf het initiatief om de berichten te raadplegen. (informatie over RSS vind je in dit ebook) - Personeelsblad
Of je nu wél of géén intranet hebt, veel organisaties publiceren ook een personeelsblad. Meestal onder regie van een groepje vrijwilligers, maar er zijn ook professionele redacties. Het personeelsblad kan gemakkelijk onder de aandacht van derden komen, bijvoorbeeld journalisten, dus houd daar bij de onderwerpkeuze en redactie rekening mee.
Vaak krijgt de ondernemingsraad (of de variant bij overheidsorganisaties) publicatieruimte is dit medium.
Uit dezelfde koker verschijnt vaak ook het personeelsjaarverslag, al dan niet in combinatie met het OR-jaarverslag. Hier is het wel handig om met een professionele redactie te werken. - Rapporten
Een belangrijk middel voor interne communicatie en onontbeerlijk voor het management. Rapporten bevatten vaak (gevoelige) inside information. Die houd je dus van de straat. Voor bedrijfscommunicatie is het van belang om hierin eenheid te scheppen en rapporten zijn dan ook onderdeel van de huisstijl en dit gaat niet alleen over een uniforme vormgeving maar ook over de wijze van (kennis)deling. Indien aanwezig speelt het DMS hierbij een belangrijke rol, waarmee toegankelijk gemakkelijker te managen valt. - Documentatie
Iedere organisatie heeft de eigen producten en diensten vermeld in leaflets, folders of brochures. Dit levert een set van documentatie op die vooral bedoeld is voor de wereld buiten de organisatie. Het schrijven en ontwerpen van deze media wordt vaak uitbesteed aan een reclamebureau. Natuurlijk zoeken de ontwerpers naar creatieve oplossingen, maar ze dienen zich ook aan de huisstijl te houden. - Advertenties
Gedrukt of online, een advertentie moet in één oogopslag overtuigen en helpen bij het realiseren van de omzet doelstellingen. Ook hiervoor worden doorgaans creatieve geesten van een reclamebureau ingehuurd. Advertenties zijn eveneens onderwerp van de huisstijl, al wordt hier doorgaans wat losser mee omgesprongen. - Correspondentie
Brieven die door een organisatie verstuurd worden moeten als zodanig herkenbaar zijn. De huisstijl is hierbij belangrijk. Dit gaat verder dan het afdrukken van het bedrijfslogo. Lettertype, bladindeling, uniforme ondertekening, etc. zijn net zo belangrijk. Dit geldt dus ook voor offertes en facturen. - Persbericht
Met een persbericht gebruik je eigenlijk een medium om een medium in te schakelen. Het volstaat doorgaans niet om een bericht te schrijven (volgens de regels die daarvoor gelden) en naar de geselecteerde redacties te sturen. Redacties worden overspoeld met dit soort berichten en hun prullenbak staat binnen handbereik. Een persbericht moet echt nieuws bevatten. Nieuws voor hún publiek. Beschouw redacties als klanten, die je moet overtuigen je product (het bericht) over te nemen. (in mijn ebook lees je hoe je dat aanpakt)
Een belangrijk deel van de (interne) communicatie vindt mondeling plaats. Het medium bestaat dan uit de stem die de lucht tussen zender en ontvanger laat trillen. Indirecte mondelinge communicatie vindt plaats via het omroepsysteem en de telefoonverbinding, al dan niet via IP (internetverbindingen).
Omroepsystemen bestaan uit het 'public adress system' voor achtergrondmuziek en mededelingen. In sommige organisaties worden (werden) ook video netwerken gebruikt voor de interne communicatie, maar die worden vervangen door het intranet. Dit is goedkoper en effectiever aangezien vrijwel iedere werkplek met het bedrijfsnetwerk verbonden is. Dit geeft evengoed ruimte voor het vertonen van video producties of audio clips, zoals de nieuwjaarstoespraak van de directeur.
De telefoon is ook een belangrijke schakel met de buitenwereld. Het is voor bedrijfscommunicatie essentieel om hieraan de nodige aandacht te besteden. Telefoonmanieren geven een eerste indruk aan iedereen die naar de organisatie belt. Stel daar richtlijnen voor op en laat periodiek door een mistery caller controleren of medewerkers zich aan die richtlijnen houden. Belangrijk: de beltoon mag niet langer dan 20 seconden overgaan. Wie de telefoon opneemt (en een buitenlijn vermoedt) meldt zich ongeveer als volgt: "Goede morgen (of middag), met de firma XX, u spreekt met yy." Eventueel aangevuld met de vraag: "Wat kan ik voor u doen?". Dit geeft de beller éénduidige informatie over wie hij aan de lijn heeft en of (dat) zijn belletje welkom is.
Enthousiaste dienstbaarheid moet eraf spatten!
Doorverbinden? Laat de beller niet te lang in het ongewisse. Snel doorverbinden of terugpakken als doorverbinden mislukt geeft de beller het gevoel dat hij correct behandeld wordt.
Ook aan de telefoon krijg je maar één kans om een goede indruk te maken.
Abonneren op:
Posts (Atom)