Beurzen en tentoonstellingen

Het is meestal de marketing of marketingcommunicatie die besluit of en zo ja aan welke beurzen en tentoonstellingen wordt deelgenomen. Daar ligt dan ook de budgetverantwoordelijkheid. Toch heeft dit belangrijke raakvlakken met Public Relations en PR dient daarom ook B&T in het beleid in te passen. Op beurzen en tentoonstellingen is er namelijk niet alleen contact met (potentiële) klanten maar ook met andere stakeholders. De media voorop. Bovendien moet er rondom B&T deelname veel en consistent gecommuniceerd worden en dat is bij uitstek een PR taak.

Beurzen en tentoonstellingen vervullen een wezenlijke functie in de PR binnen een bedrijfstak. Denk daarbij aan de volgende aspecten:

• Door het evenementenkarakter staan de branche en de deelnemers in de belangstelling van media en het publiek.
• Beurzen en tentoonstellingen worden vaak ook bezocht door vertegenwoordigers van invloedrijke instanties, zoals politiek en brancheorganisaties. 
• Na een bezoek of het lezen van publicaties wordt erover gepraat, zodat het bereik vele malen grotere is dan sec het bezoekersaantal.

Op beurzen en tentoonstellingen worden contacten gelegd. Met bestaande en nieuwe relaties. Dit heeft zelfs invloed op de manier waarop je een stand bouwt en inricht. Is je focus gericht op nieuwe relaties (prospecting), dan moet je een open stand bouwen die uitnodigt om binnen te komen. Gaat het om het onderhouden van bestaande relaties, dan maak je er een knusse stand van, die meer gesloten is en zelfs over afgesloten spreekkamers beschikt waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd worden.
Een beurs of tentoonstelling is natuurlijk ideaal om producten en diensten te presenteren. Nieuwigheden trekken altijd de aandacht, vooral als je er vooraf een mediacircus op los laat. Terwijl ik dit schrijf worden voorbereidingen getroffen voor een belangrijke autotentoonstelling. Wel, dat is al weken vooraf te merken in de media.
Representatie is altijd een aandachtspunt. Je wil je van je beste kant laten zien, je imago oppoetsen. Public Relations  moet toezien op een representatieve aankleding van de stand, op het gedrag van de standbemanning, op beschikbare documentatie en vele kleine aandachtspunten die op het totaalbeeld grote invloed hebben. Bijvoorbeeld, er mag geen rommel rondslingeren, de vloer moet schoon zijn, de aard en kwaliteit van de consumpties die je gasten aanbiedt, etc.
Public Relations voor de organisatie en haar producten/diensten. De presentatie moet passen in het stelselmatig bevorderen van wederzijds begrip en de juiste indexering van de beeldvorming door alle stakeholders.
Ondersteunen van de verkoop door te letten op een juist evenwicht tussen de verkoopgesprekken en hetgeen als informatie beschikbaar wordt gesteld. Dat geldt dan ook voor het juist inhaken op een reclame campagne en vermeldingen op de website, alsmede voorpublicaties via de media.

Gaat het eens wat minder met het bedrijf, dan wordt vaak de (dure) deelname aan een beurs als eerste ter discussie gesteld. Hier moet goed over nagedacht worden, want als je jaar op jaar op een beurs staat en dan opeens weg blijft, dan geeft dat negatieve associaties bij je publieksgroepen. Roddels en geruchten zijn dan moeilijk de kop in te drukken. Je kun in zo'n geval de presentatie beter wat versoberen dan helemaal wegblijven.

Over soorten beurzen, standvormen en een checklist verwijs ik je naar een eboek over dit onderwerp:
e-boek beurzen

PR en sponsoring

Zoals al eerder aangegeven staat sponsoring niet gelijk aan donaties. Voor sponsoring sluit je een contract met de gesponsorde waarin wederzijdse rechten en plichten worden vastgelegd. Je geeft geld en/of materiële ondersteuning in ruil voor een tegenprestatie. Die tegenprestatie bestaat doorgaans uit acties die de communicatie (PR en reclame) van je onderneming ondersteunen. De gesponsorde verwerft zo middelen om zich te ontwikkelen en de sponsor krijgt daarvoor publiciteit. Dat is, kort gezegd, waar het op neer komt. Natuurlijk is de tegenprestatie recht evenredig aan het gesponsorde bedrag.

Het spreekt vanzelf dat je als sponsor dan ook kijkt welke kunst-, cultuur- of sportclubs (of personen) je eigen doelgroepen aanspreken. En ook de 'exposure' in de media is belangrijk. De lokale volleybalclub heeft een kleiner bereik dan een nationaal schaatsteam, om maar een extreem voorbeeld te nemen. Hoe groter de media aandacht voor de gesponsorde, hoe groter het bereik. En dat vertaalt zich natuurlijk in het bedrag dat de gesponsorde nodig heeft en wat je als sponsor ervoor over hebt. Essentieel blijft natuurlijk de vraag: in welke mate wordt hiermee mijn doelgroep bereikt? Als je speciale reizen voor alpinisten verkoopt is sponsoring van een lokale voetbalclub niet voor de hand liggend. Zoek een partner met een doelgroep die zoveel mogelijk overeenkomt met je eigen doelgroep.

Doelstelling

Door sponsoring te integreren in het communicatiebeleid van de organisatie streef je er dus naar dat deze investering een bijdrage levert aan de communicatiedoelstellingen. Bijvoorbeeld:

• Het profiel van de organisatie duidelijk neerzetten.
• Naambekendheid vergroten bij specifieke doelgroepen (of het algemene publiek).
• Positieve beeldvorming bevorderen.
• Goodwill kweken.
• Een klimaat creëren waarin het publiek meer open staat voor je reclame en publiciteit.

Hieruit blijkt dat het belangrijk is om de juiste keuzes ten aanzien van sponsoring te maken. Bovendien is dit ook aanleiding om een stem te hebben in het managen van de gesponsorde personen of organisatie.

Waarop beoordeel je dan een sponsoraanvraag?

• In hoeverre draagt de gesponsorde bij aan de zakelijke en representatieve belangen van de sponsor?
• In hoeverre heb je invloed op het bestuur of de aansturing van de gesponsorde?
• Wat is de doelstelling, de doelgroep en de reputatie van de gesponsorde?
• In welke regio vinden de activiteiten plaats?
• Hoe groot is de media aandacht voor de gesponsorde?

Door donaties en sponsoring bij de PR afdeling neer te leggen waarborg je dat er een goede coördinatie is tussen deze activiteiten en het communicatiebeleid van de onderneming. De aard van de onderneming of het communicatiebeleid zijn maatgevend voor het soort sponsoring dat het beste bij je organisatie past.

Soorten sponsoring zijn bijvoorbeeld:

• Sportsponsoring
  Mede door de terugtredende overheid kan de amateursport niet meer zonder financiële bijdragen van bedrijven. De tegenprestatie is natuurlijk afhankelijk van de hoogte van de bedragen of de gewaardeerde waarde van materiële ondersteuning. Dat kan variëren van een reclamebord op het sportveld tot shirtreclame en zelfs het gebruik de naam van de sponsor voor de vereniging of teams.
• Kunst- en cultuursponsoring
  Op dezelfde manier kun je orkesten, musea of individuele tentoonstellingen sponsoren. En bijvoorbeeld de uitgave van een boek of speelfilm.
• Wetenschapsponsoring
  Wetenschappelijk onderzoek kan eveneens gesponsord worden, waarmee je op de eerste rij zit met betrekking tot de resultaten. En natuurlijk kan de naam van de sponsor(s) bij de publicaties vermeld worden.
• Non-profit sponsoring
  Ook welzijnsorganisaties hebben last van de terugtredende overheid. Om hun belangrijke werk voor de maatschappij voort te kunnen zetten doen deze vaak een beroep op de vrijgevigheid van ondernemingen. Die steunen met donaties, maar het kan ook door nauwere samenwerking in de vorm van een sponsorcontract. 
• Televisiesponsoring
  Veel televisieprogramma's kunnen niet gemaakt worden zonder extra geld via sponsorcontracten. Dit geldt ook voor bioscoopfilms.

Als sponsor staat het je vrij om dit als aanleiding te nemen voor publicaties in de media. Maar het is wel zo netjes dit gewoon in het sponsorcontract op te nemen.

Budget
Wat mag het kosten? Dat is moeilijk in een norm te gieten. Maatgevend is de vraag wie en op welk niveau je gaat sponsoren. Natuurlijk mag je als sponsor een grens trekken, maar als het beschikbare bedrag niet toereikend is staat het de sponsorvrager vrij ook andere sponsors te benaderen. De begroting moet sluitend zijn.
Zo zal het aanmerkelijk minder kosten om de plaatselijke hockeyclub te sponsoren de een wielerploeg die aan internationale wedstrijden deelneemt. Die laatste heeft een miljoenenbegroting.

Crowd funding
Een moderne vorm van sponsoring kan ook crowd funding zijn. Niet alleen commerciële initiatieven profiteren van deze moderne vorm van fondsenwerving. Ook voor bijvoorbeeld wetenschappers en non-profit organisaties liggen hier mogelijkheden. Bij crowd funding geldt eveneens: "voor wat hoort wat". Afhankelijk van de bijdrage wordt een tegenprestatie geboden. Een lage bijdrage kan als donatie gezien worden, maar hogere bijdragen worden zelfs beloond met een aandeel in de winst. Daartussen zijn talrijke mogelijkheden: gratis entreekaartjes, een gratis exemplaar van een uit te geven boek, uitnodiging voor de première van een film, etc.

www.wimvlekken.nl

PR en donaties

In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen spelen 'donaties'  en 'sponsoring' een rol die veel aandacht verdient. Maar tegelijk wordt er ook vaak niet erg professioneel mee omgegaan. Vaak zijn het ondergeschoven kindjes. Dat is jammer, want met donaties en sponsoring kun je op PR gebied juist het verschil maken. Deze week aandacht voor donaties.

Donaties zijn over het algemeen geldelijke bijdragen zonder dat de gever er iets voor terugverlangt. Dit in tegenstelling tot sponsoring, waar heel duidelijke afspraken over de tegenprestaties worden gemaakt. Bedenk ook, de scheidslijn tussen donatie en sponsoring is vaak erg dun.

Als organisatie toon je met donaties je betrokkenheid. En hier, vind ik, zit 'm nou net de reden waarom je voor donaties een stukje beleid moet hebben. Je kunt niet op elk verzoek ingaan, maar welk verzoek honoreer je en welk niet? Hier speelt ook een financieel vraagstuk. Je moet een bedrag voor donaties (en/of sponsoring) budgetteren. Door iedere vraag te honoreren wordt de spoeling dun. Elk klein bedrag wordt met dankbaarheid aanvaard, maar het lost voor de ontvanger weinig op. Veel kleine bedragen bij elkaar sprokkelen is erg arbeidsintensief. De hoogte van het gedoneerde bedrag weerspiegelt ook je mate van betrokkenheid.

Steeds meer organisaties die van subsidies en donaties moeten bestaan hebben een professionele fondsenwerver in dienst of als vrijwilliger. Deze mensen zijn dankbaar voor ieder tientje, maar ze betekenen echt wat voor de organisaties als ze 'een vette vis binnenhalen'. En 'vette donateurs' kunnen dan ook op warme belangstelling rekenen en krijgen een plek in het netwerk van de gedoneerde organisatie. En vaak een vermelding in de trant van: "...mede mogelijk gemaakt door:...".

Dat laatste is een punt om even bij stil te staan.
Wat is het werkveld van de donatie verzoeker? Heeft dat raakvlakken met mijn doelgroepen? En wat houden die raakvlakken in? Je kunt natuurlijk belangeloos geld geven, maar door er op deze manier naar te kijken komt er mogelijk ook iets voor terug, zonder dat de ontvangende organisatie tot iets verplicht wordt.

Een voorbeeld. Een welzijnsinstelling voorziet ook in ouderenzorg. In het kader van veilig wonen wil de welzijnsinstelling een informatiepunt inrichten, samen met de politie, om ouderen goede voorlichting te geven over veilig wonen (je hoort zo vaak dat ouderen thuis overvallen worden,.....). Een leverancier van veiligheidshang- en sluitwerk was bereid de kosten voor het inrichten van dit informatiepunt te financieren. Enige voorwaarde: de vermelding "mede mogelijk gemaakt door..." En op bepaalde actiedagen zal een medewerker van de bedrijf de bemanning van het informatiepunt versterken.
Hier is dus goed gebruik gemaakt van de synergie tussen het project en de donateur. De donateur rekent natuurlijk op een zekere omzet, maar dwingt dat niet af. Het was simpel een geval van "dat is een goed idee, wij helpen je daarbij."

Organisaties die vaak om donaties vragen
Over het algemeen betreft het gesubsidieerde organisaties. Aangezien de overheid zich steeds verder terugtrekt neemt de behoefte aan donaties toe.  Denk aan:

• Onderwijs en wetenschappen.
  Er is veel geld nodig voor goed onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Het bedrijfsleven profiteert daar op termijn ook van. Hier zijn niet alleen donaties op hun plaats, maar je kunt ook onderwijsprogramma's en onderzoekprojecten sponsoren. Voorbeeld: Google sponsorde het project om met kweekvlees een hamburger te maken. Dit gaf het onderzoek naar ecologisch verantwoorde voedselproductie een boost en veel publiciteit voor de universiteit en Google.
• Cultuur en recreatie.
  Tal van verenigingen en instellingen zien subsidies krimpen. Om musea, theaters, bibliotheken, (sport)verenigingen, jeugdvoorzieningen, ouderenhulp en toerisme te laten voortbestaan doen ze een beroep op het bedrijfsleven. Cultuur een recreatie vormen het smeermiddel in de samenleving. Als dat wegvalt loopt de machine vast en daar hebben commerciële bedrijven ook last van.
• Belangenorganisaties.
  Daar zijn ook heel officiële bij, als de Kamer van Koophandel, werkgeversorganisaties, etc. Zij formaliseren de donaties doorgaans in de vorm van contributies. Vaak als minimum bedrag, extra bijdragen zijn welkom.
• Gezondheidszorg, welzijn en maatschappelijk werk.
  Deze instellingen kunnen vaak niet leven van de bijdragen die hun cliënten betalen en de overheid verlaagt de subsidies, of schrapt ze helemaal. Het dankbare en maatschappelijk noodzakelijke werk van deze instellingen is dan alleen nog mogelijk door bijdragen vanuit het bedrijfsleven.

 Hoewel het bij donaties altijd om een geldelijke bijdrage gaat kun je wel onderscheid maken in het soort donatie:

• Een geldbedrag in de vorm van een gift of lening.
• Contributie.
• Geld in een fonds storten, of een fonds oprichten.
• Aankopen van een gegarandeerd aantal toegangsbewijzen (voor relaties en/of personeel).
• Personeel beschikbaar stellen.
• Borg staan voor een evenement.
• Prijzen beschikbaar stellen.

Een aparte vorm om een goed doel te ondersteunen is patronage. Het optreden als ambassadeur of beschermheer/vrouwe van een organisatie of evenement. Veel celebraties kiezen hiervoor waardoor ze met hun bekendheid gemakkelijk aandacht krijgen voor het 'goede doel', waarbij ze zelf natuurlijk ook rijkelijk exposure in de media krijgen. En terecht want ze steken wel hun nek uit voor de organisatie en haar doelstellingen.
En tot slot een bijzondere vorm van donaties: de goededoelenloterij. Ook al zeggen velen dat het steunen van de goede doelen de reden is om loten te kopen, hoopt iedereen natuurlijk op een prijs. Daar is niets mis mee, het is tenslotte een loterij. Bovendien zien de lotenkopers ook welk soort doelen gefinancierd wordt, zodat ze in principe kunnen kiezen welk doel ze willen ondersteunen. De sport toto, postcodeloterij of toch maar de vriendenloterij?

Draag als (florerend) bedrijf een steentje bij aan één of enkele van zulke 'goede doelen', je toont je maatschappelijke betrokkenheid en..... het is als bedrijfskosten aftrekbaar (;-).

http://www.wimvlekken.nl/sponsorbeleid.htm

PR en Relatiegeschenken

Het kiezen en aankopen van relatiegeschenken is typisch zo'n klusje dat bij de PR-afdeling op het bordje wordt gelegd. Niet ten onrechte, maar in de praktijk zie ik vaak dat daar minder serieus naar gekeken wordt dan dit onderwerp eigenlijk verdient.

En ja, ook ik heb in mijn carrière vele duizenden pennen, aanstekers en sleutelhangers gekocht. Weggevertjes, werden ze genoemd. En zo gingen we er ook mee om. In het begin zochten we nog in dikke catalogi, maar nu gaat deze hele handel online. Aanklikken, aantal opgeven, logo bijvoegen en hup..... in het winkelwagentje.

Ik zal niet ontkennen dat je wel van die 'weggevertjes' nodig hebt. Voor pretentieloos gebruik. En dat komt niet echt overeen met de taak en doelstelling van de PR-afdeling. Je doet de communicatie professionals daarmee tekort. Weggevertjes kunnen daarom net zo goed door de afdeling Inkoop besteld worden (met huisstijl instructie van de PR-afdeling, dat wel).

Het moge ondertussen duidelijk zijn: weggevertjes vat ik eigenlijk niet onder de categorie relatiegeschenken. Met relatiegeschenken wil je systematisch het belang van een relatie bevestigen. Daarmee laat je zien wat de relatie waard is. Welke impact heeft dan een met logo bedrukte plastic ballpoint? Het is eerder een belediging.

 Duurzame herinnering

Zo'n veertig jaar geleden (jawel) kreeg ik van een leverancier een gouden Cross ballpoint. Zonder logo. Ik weet het nog precies en de man van wie ik die pen kreeg staat me nog helder voor de geest. Dure pen...... duurzame relatie.

Moet het altijd een duur geschenk zijn? Zeker niet. Het moet iets toepasselijks zijn. Iets dat herinneringswaarde heeft en de persoonlijke relatie onderstreept. Want het zijn gewoon mensen die met elkaar zaken doen. Met alle emoties die daarbij horen.
Bedenk ook dat veel bedrijven en overheidsorganisaties een limiet stellen aan de geschenken die hun medewerkers mogen accepteren.

Het woord 'corruptie' komt dan al gauw om de hoek. Maar als die verdenking post vat is er al iets fout met de relatie en wordt het relatiegeschenk verkeerd gebruikt. Het mag nooit zo zijn, dat de ontvanger zich verplicht voelt om opdrachten aan de gever te gunnen. Dat heet 'omkopen'. Timing is dus cruciaal.

Gedragscode

Aan het begin van een verkoopproces een eenvoudig relatiegeschenk geven, zodat de ontvanger jou als mogelijke leverancier op het netvlies houdt is geoorloofd. Het is niet anders dan een advertentie in een vakblad en het logo op de bedrijfsauto's. Pas als de deal rond is, is het gepast om een waardevoller relatiegeschenk te geven om zo waardering voor de gunning of samenwerking te bevestigen. Natuurlijk binnen de regels die voor de ontvanger gelden, je wilt hem tenslotte met een geschenk niet in problemen brengen.

Hier ligt een dankbare taak voor de PR-afdeling. Stel een gedragscode op voor representatie en relatiegeschenken. Daarmee stimuleer je het verantwoord gebruik en voorkom je dat je organisatie, en die van de klant, in diskrediet wordt gebracht.

En tenslotte, bedenk ook dat representatie en relatiegeschenken een fiscaal wespennest zijn. Bij grote bedrijven met een professionele financiële administratie komt dit wel goed. ZZP-ers raad ik aan om zich eerst eens goed te laten voorlichten: vraag je accountant. Of kijk bij de belastingdienst.nl

Kijk ook eens wat Intermediair er over publiceerde

Gratis succesboek 

www.wimvlekken.nl

Evenementen en Public Relations

Het organiseren en begeleiden van evenementen is een van de taken van Public Relations. Je kunt het zelf ter hand nemen of uitbesteden aan een gespecialiseerd evenementenbureau. Dat laatste heeft als voordeel dat je over veel details niet hoeft na te denken en het bespaart tijd. Het organiseren van een evenement vergt erg veel tijd. In het begin wat minder, maar hoe meer 'D-day' naderbij komt, hoe meer tijd er in de organisatie gaat zitten. Ik heb meegemaakt dat je de laatste nacht gewoon doorwerkt, zodat de volgende ochtend alles klaar is.

Als PR functionaris is je verantwoordelijkheid vooral ervoor te waken dat het evenement representatief is voor de organisatie. Daarnaast zal PR ook concrete bijdragen leveren voor van interne en externe communicatie, het schrijven van speeches en de samenstelling van AV-presentaties en toezien op het juist toepassen van de huisstijl.
Vormen van evenementen zijn onder andere congressen, symposia, recepties, etc. Ook beursdeelname is een evenement, maar omdat dit een andere aanpak vereist behandel ik beursdeelname in een volgend hoofdstuk.

Wat kan zoal aanleiding zijn voor een evenement? Dat kan heel divers zijn. Hieronder een opsomming van mogelijkheden:

• Opening van een nieuw kantoor, fabriek, magazijn of een nieuwe vestiging (bijvoorbeeld een winkel).
• Een jubileum of een afscheid van medewerkers.
• Bezoek van hoogwaardigheidsbekleders, hoewel dit op zichzelf alweer een aanleiding heeft.
• Een Open Huis voor bijvoorbeeld omwonenden of de achterban van medewerkers.
• Informatiebijeenkomst voor actiegroepen, medewerkers, de pers, etc.
• Een klant- of dealerdag.
• Productintroducties, wat vooral een soort persbijeenkomst zal zijn.

Planning
Om een evenement soepel voor te bereiden en te laten verlopen is een goede planning noodzakelijk. Je mag geen details over het hoofd zien. Eén kleine irritatie over een verkeerde vlag, onvoldoende parkeerplaatsen, koude koffie, haperende geluidsinstallatie, etc. kan een eigen leven gaan leiden en zo de reputatie van de organisatie aantasten.
Maak voor ieder evenement een draaiboek. Dit bevat onderdelen als:

• Aanleiding en beschrijving van het evenement.
• De doelstelling.
• Het programma. 
• Eisen m.b.t. de locatie en een beschrijving van de locatie die gekozen wordt.
• De datum en de duur. Kies een datum waarop geen ander evenement concurreert.
  Maar datum en tijd moet ook in de agenda van medewerkers en genodigden passen.
• De personele ondersteuning (functies en aantallen).
• Inkoop van goederen en diensten.
• Begroting en budget.
• De genodigden en de uitnodigingen zelf.
• De planning of stappenplan. Je kunt hiervoor planningssoftware gebruiken. Hiermee kun je ook de resources (materieel, personeel en de kosten) controleren.
• Beschrijving van de officiële handelingen, bijvoorbeeld een openingshandeling ('lintje knippen...').
• Gedragsrichtlijnen voor medewerkers, inclusief dress code.
• Een checklist van details die je gemakkelijk over het hoofd ziet.

Checklist 

• Vervoer van gasten, hotelreserveringen.
• Parkeerplaatsen.
• Melden bij de politie als er een veiligheidsrisico is.
• Vlaggen.
• AV- en geluidsapparatuur.
• Garderobe en toiletten.
• Naambordjes.
• Beschikbaarheid van technici.
• Drukwerk en hand-outs.
• Honorarium en bloemen voor sprekers.
• Een ceremoniemeester.
• Verzekering.
• Verslaglegging voor eigen gebruik (foto, video).
• Catering.

Dit is slechts een handreiking. Afhankelijk van de aard en het belang van het evenement kan zo'n checklist veel langer zijn. Ga er maar eens voor zitten en brainstorm met enkele collega's. Laat geen enkel detail aan de aandacht ontsnappen. Het gaat om je eigen reputatie en dat van je werkgever.

Aandachtspunten
Natuurlijk zijn er ook punten waaraan je moet denken bij het opstellen van het draaiboek. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Voorkom storende geluiden of werkzaamheden tijdens het evenement. Dus de omroepinstallatie gaat uit en onderhoudstechnici hebben pauze.
• Voorkom activiteit in dat deel van de zaal waar de genodigden of hoogwaardigheidsbekleders zitten. Daar mag alleen gebeuren wat bij het programma hoort.
• Vindt er een openingshandeling plaats, zorg dan dat iedereen goed kan zien wat er gebeurt.
• Biedt gasten allen een zitgelegenheid. Dus zorg dat er voldoende zitplaatsen zijn.
• Het programma beschikbaar stellen aan alle aanwezigen en degene die een rol speelt in het programma moet een uitgebreid draaiboek krijgen.
• Zorg voor bewegwijzering zodat gasten moeiteloos de weg vinden.
• Reserveer parkeerplaatsen voor belangrijke gasten of regel een pendeldienst van en naar het hotel.
• Vermijd programma onderdelen die niet aan het doel bijdragen. Overdaad schaadt.
• Geef gasten gelegenheid tot netwerken door een ruime pauze of borrel achteraf.
• Beperk reclame voor eigen bedrijfsnaam of merk. Een perfect verlopende programma is al reclame genoeg.
• Denk een documentatiemap en relatiegeschenken om als aandenken mee te nemen.

Vergeet na afloop ook niet iedereen die heeft meegewerkt te bedanken. Zorg dat deze mensen toegang krijgen tot foto's en video's die tijdens het evenement zijn gemaakt. Maak een kort verslag van het evenement en publiceer dat intern, bijvoorbeeld op het intranet.

Evaluatie. Dit is een punt dat gemakkelijk vergeten wordt. Iedereen is blij dat het afgelopen is en gaat z'n eigen weg. Maar hoe goed je alles voorbereid, er gebeurt altijd wel iets onverwachts. Bovendien is het goed om ook de zaken die goed gingen te bespreken. Plan dus binnen een week na het evenement een evaluatie bijeenkomst met de medewerkers die een sleutelrol vervulden.
Je leert er altijd van.

AV presentaties maken

Met stip de meest populaire presentatie tool is Microsoft Office PowerPoint. En tegelijk ook het meest 'misbruikte' medium. Erg veel, héél erg veel presentaties worden gemaakt als een soort elektronisch spiekbriefje. De meest voorkomende fouten zijn:

• Teveel tekst op één dia.
• Te weinig plaatjes.
• Droge opsommingen.
• Voorlezen wat er op het scherm staat.
• Alle overgangen en animaties uitproberen.
• Te lange presentaties.

De beste en meest inspirerende PowerPoint-presentatie die ik ooit gezien heb was niet geheel toevallig van een  bekende TV-journalist. Zijn presentatie was goed voorbereid en de 20 minuten die hij ervoor nodig had waren om voordat je er erg in had. Zijn dia's bevatten vrijwel geen tekst, maar voornamelijk plaatjes en korte animaties die zijn (gesproken) worden ondersteunden. En slim gedoceerde humor. Hij gebruikte een draaiboek om zijn verhaal te stroomlijnen en improviseerde op reacties uit de zaal. En het belangrijkste, zijn verhaal 'bleef hangen'.

De slechtste presentatie kwam er toevallig direct achteraan. Een accountant lichtte met cijfers toe wat zijn voorganger had aangekaart. Dia's vol tekst en cijfers, zo klein dat het voor mij, halverwege de zaal, onleesbaar was. Maar 'gelukkig' werd alle tekst netjes voorgelezen. De presentatie duurde ruim een half uur, maar hij was zijn gehoor al na 5 minuten kwijt.

Daarmee is het dan ook niet zo moeilijk om tips voor een goede presentatie op te sommen:

• Begin met een goed plan, liefst een met pen en papier geschreven scenario.
  Het is wetenschappelijk bewezen dat het toetsenbord je creativiteit blokkeert.
• Maak voor ieder onderwerp of deel van een onderwerp een aparte dia.
  Teveel verschillende zaken op een pagina of dia beklijft niet.
• Gebruik zo weinig mogelijk tekst. Beperk het tot een titel en enkele trefwoorden.
  Gehoorde tekst met visuele ondersteuning beklijft beter.
• Kies een standaard overgang en animaties voor de hele presentatie en wijk er alleen vanaf als het relevant is om de boodschap kracht bij te zetten.
  Vloeiende overgangen gebruiken bij nieuwe onderwerpen of grote stappen in het verhaal.
  Harde overgangen zolang de opvolgende beelden bij elkaar horen.
  Animaties rustig houden en zoveel mogelijk uniform. Alleen een verrassende afwijking toepassen om extra aandacht te vragen en een onderwerp te benadrukken.
• Gebruik graphics, foto's en grafieken. Ook animaties zijn handig om processen te verduidelijken.
• Maak een presentatie niet langer dan 10-20 minuten.
  De meeste mensen kunnen hun aandacht niet langer bij één onderwerp houden.
• Gebruik een standaard template op basis van de huisstijl.
  Herkenbaarheid en de associatie met uw merk is belangrijk en beklijft ook beter.

Natuurlijk zijn er ook bedrijven waar ervaren creatieven werken die de perfecte presentatie voor u kunnen maken. Als je een presentatie uitbesteed aan professionals, dan zullen ze vaak andere software gebruiken dan PowerPoint. Bijvoorbeeld een pakket van Adobe (Presenter of Fireworks).
Een tip om eens naar te kijken is Prezi.com. Hier zijn goede plaatjes voor nodig om een professionele presentatie te kunnen maken. Maar eigenlijk geldt dat ook voor alle andere tools. Investeer in het maken van creatieve animaties om uw boodschap kracht bij te zetten en de presentatie een dynamisch karakter te geven.

Bereid het maken van een presentatie goed voor. Maak altijd met pen en papier een draaiboek en eventueel een storieboard voor animaties en ga dan pas met de software aan de slag.

Wel of niet publiceren via Social Media? Dat is een keuze. Bevat de presentatie geen 'staatsgeheimen' dan is posten op Social Media eigenlijk wel een goed idee. Je bereikt er dan moeiteloos veel meer mensen mee. Maar zorg er dan wel voor dat de presentatie compleet is en op zichzelf staat. Dat kan betekenen dat je tekst moet inspreken en toevoegen. Of extra tekstplaatjes toevoegen. Het is dan eigenlijk een soort video productie geworden, die op zichzelf staat.

Video
Een goede PowerPoint (of andere techniek) is eigenlijk een soort animatiefilm. Je kunt je PowerPoint ook in film format omzetten. Mits de content daarvoor geschikt is, natuurlijk. Maar je kunt er ook voor kiezen om een video film (bedrijfsreportage) te maken. Dat begint met goed nadenken over de boodschap die je wilt overbrengen, een synopsis. En vanaf hier betrek je er een professional bij. Er moet een goed scenario worden geschreven, zodat de crew weet wat opgenomen en gemonteerd moet worden. Opnames worden met professionele camera's gemaakt en voor animaties en titels gebruikt men professionele software. Het kan een 'lieve duit' kosten, maar je krijgt er ook erg veel (impact) voor terug.
Het resultaat wordt geleverd op DVD, Memory Stick of gewoon klaargezet om te downloaden.

Kortom, begin niet zelf aan een video productie maar betrek er ervaren professionals bij. Laat je niet verleiden om met de smartphone wat filmpjes en foto's op te nemen en die met een tool als Movie Maker (onderdeel van Windows Live) in elkaar te knutselen. Het lukt zeker om een video te maken, inclusief titels en muziek, maar of je daarmee professioneel overkomt.....?