Contact met 'de pers' kan op verschillende manieren:
- Een persbericht.
U schrijft het verhaal en biedt het aan redacties aan ter publicatie. Zo'n persbericht moet aan een aantal eisen voldoen. Daarover later meer. - Een interview.
Doorgaans neemt een journalist het initiatief door u uit te nodigen of toestemming te vragen. Bereid u daarop goed voor. Het komt ook voor dat u nieuws te melden heeft en zelf een journalist benadert en een interview aanbiedt. Interviews kunnen natuurlijk ook telefonisch of bijvoorbeeld via Skipe plaatsvinden.
Hieronder valt ook de periodieke pers-update, waarbij een journalist wordt bijgepraat over de gang van zaken. In dit geval kun je ook 'off the record' informatie geven, maar wees daar wel duidelijk over. Dat heeft als voordeel dat zo'n journalist geruchten beter kan plaatsen en toetsen aan de werkelijkheid. - Een persbijeenkomst.
Als u nieuws te melden heeft kunt u ook meer journalisten uitnodigen voor een persbijeenkomst of persconferentie. Ook in dit geval is een goede voorbereiding cruciaal. Dat betekent ook dat u de omstandigheden voor fotografen en camerateams moet faciliteren.
In deze categorie valt ook de pers-excursie.
Een voorbeeld: U lanceert een nieuw auto model en nodigt valkjournalisten uit een persconferentie en aansluitende proefrit in de uitdagende natuur van IJsland. Dan regelt u natuurlijk ook op uw kosten de reis er naartoe en het verblijf, en niet te vergeten de auto's zelf.
Zorg wel dat er het één en ander op schrift staat, aangevuld met eigen foto's, die je als persmap ter beschikking stelt. Ook journalisten die verhinderd zijn, of om andere redenen niet komen opdagen, kun je zo'n persmap na afloop toesturen.
Bedenk dat de media u een platform aanbieden om nieuws door te geven aan uw publiek. Kies daarom ook de redacteuren die uw publiek bereiken. En zorg dat het ook nieuws betreft, ...voor uw publiek. Het heeft dus weinig zin om een leuk bericht te schrijven waarmee je jezelf op de borst klopt en dat vervolgens naar een zo groot mogelijke perslijst te verzenden. Dit is als "Spaghetti tegen de muur gooien en afwachten wat er blijft hangen."
Kies de media doelbewust en geef ze nieuws dat voor hun publiek (uw publiek!) ook echt interessant is.
Volgens een onderzoek van de Universiteit van Amsterdam scoren berichten met de volgende kenmerken goed en worden doorgaans bewerkt en gepubliceerd: verrassing, controverse, gevolgen (positief of negatief) voor een groot bereik, bekende personen en liefst met citaten van bekende of belangrijke personen.
Nieuwswaarde laat zich maken. Het ligt er maar aan hoe je het presenteert. Hanteer bijvoorbeeld de formule waarbij je een probleem schildert waar het publiek zich in herkent, wijs naar een 'schuldige' en biedt jezelf als oplossing aan. Of creëer een "schurk - held" situatie, waarbij jezelf natuurlijk de held bent. Dit eboek gaat daar dieper op in.
Het persbericht
Door middel van persberichten kun je in principe elke soort van nieuws doorgeven. Als het maar nieuws is!
Het begint met een selectie van de adressen waar je het persbericht naartoe wilt sturen. Nogmaals, dit zijn bij voorkeur de redacties die jou doelgroep als publiek hebben. Tegenwoordig worden persberichten vrijwel niet meer per post (of telex) verstuurd. Wij gebruiken tegenwoordig e-mail. Het is dus van belang om over e-mail adressen van relevante journalisten of redacties te beschikken. Het Handboek voor de Pers en Publiciteit kan hierbij behulpzaam zijn. Denk ook aan de websites, waar je persberichten kunt uploaden.
Berichten via e-mail besparen redacties enorm veel tijd.
Een persbericht moet aan een aantal eisen voldoen:
- De afzender moet duidelijk te herkennen zijn. Die moet boven aan het document staan. Een logo is wel leuk, maar niet noodzakelijk. Anonieme berichten worden doorgaans genegeerd.
- Ook moet de schrijver, of iemand anders die toelichtende informatie kan geven, bekend zijn.
Vermeld die onder aan bij aanvullende informatie voor de redactie, liefst met zijn/haar telefoonnummer. - Maak duidelijk welke tekst voor publicatie bestemd is en welke als toelichting bedoeld is. Bijvoorbeeld een horizontale streep onder de redactie-tekst en dan aanvullende informatie als "Voor de redactie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met......".
- Datum waarop het bericht geschreven en verzonden is.
Ook dit staat boven aan het bericht. - Als er een embargo op het bericht rust moet dat er ZEER DUIDELIJK op staan, met vermelding van het tijdstip waarop het embargo verstrijkt. Dit staat ook bovenaan.
- Gebruik geen opmaak van de tekstverwerker. Die kan vervelende effecten hebben als redacteuren de tekst naar hun eigen systeem kopiëren.
- Bedenk een aansprekende kop. Maar wees niet verbaasd als er bij publicatie iets anders boven staat. Vaak bepaalt de opmaak redacteur de kop, omdat die moet passen in de lay-out.
De kop moet de aandacht trekken en aangeven waarover het gaat. - Schrijf een kort inleidend hoofdstuk. Dan volgt het bericht, opgedeeld in korte hoofdstukjes met een kopje en tot slot een samenvatting. Wees niet bang om te herhalen wat belangrijk is. Mensen lezen zelden het gehele bericht, de inleiding en samenvatting spelen hier al op in.
- Schrijf korte zinnen. Maar overdrijf het niet, het moet geen kleuter tekst worden. Á propos, schrijf voor een algemeen niveau en gebruik geen of weinig jargon. Bedenk dat vakgenoten ook niet allemaal hetzelfde niveau hebben, richt je op een gemiddelde.
- Houd je aan de regel van wie, wat, waar, wanneer en waarom.
- Prop niet meerdere onderwerpen in één bericht. Maak er dan verschillend berichten van.
- Beperk het hele verhaal tot 700 - 1000 woorden. Geeft aanvullende informatie in een bijlage.
- Stuur foto's apart mee (dus nooit in het bericht plakken) en geef duidelijk aan dat de foto's vrij van auteursrecht gebruikt mogen worden. Foto's moeten een hoge resolutie te hebben, zodat ze voldoende scherp afgedrukt kunnen worden.
- Houd rekening met de deadlines van de redacties. Probeer daar dus achter te komen. Stuur berichten naar redacties die snel kunnen publiceren (dagbladen en internet nieuws) kort tevoren, maximaal 2 dagen, het bericht toe. Voor weekbladen moet je 3-4 dagen voor de sluitdatum het bericht sturen en naar maandelijkse tijdschriften zeker 4-6 weken voor de publicatie. Informeer voor de zekerheid bij de desbetreffende redacties.
Lees ook het eboek over Effectieve PR.
