Een bijeenkomst met de pers is bedoeld om met vertegenwoordigers van de media een dialoog aan te gaan. Na een presentatie is er dus gelegenheid tot vragen stellen en eventuele aparte gesprekken. Ook een demonstratie is op zo'n persconferentie mogelijk, waarbij men gelegenheid heeft om foto's en films te maken. Het voordeel is dus de directe communicatie en directe feedback. Een nadeel is dat journalisten vaak toch streven naar een persoonlijk gesprek, waarvoor na een persbijeenkomst dan ook gelegenheid moet zijn. Journalisten willen zo een eigen draai aan het verhaal kunnen geven, liefst met een primeur. Regel zulke gesprekken goed en zorg dat alleen goed geïnformeerde medewerkers en managers met journalisten 'napraten'.
Wanneer organiseer je een persbijeenkomst?
Natuurlijk moet je echt nieuws te melden hebben. Een persbericht is niet toereikend, bijvoorbeeld omdat extra toelichting of een demonstratie nodig is. Zorg dan wel voor goede woordvoerders, die ervaring hebben met omgang met de pers. Doe het alleen als het vermoeden bestaat dat journalisten ook belangstelling hebben. Zij hebben doorgaans een druk leven en vechten iedere dag tegen deadlines, dus als ze komen moet het ook de moeite waard zijn. Zorg dat er goed materiaal beschikbaar is, bijvoorbeeld toelichtende tekst en fotomateriaal dat je in een persmap beschikbaar stelt. En...als organisatie moet je ook voldoende gezag hebben om journalisten te motiveren een persbijeenkomst bij te wonen. Gebrek aan gezag kan wel door bijzondere nieuwswaarde gecompenseerd worden.
Een ervaren PR medewerker moet een persconferentie leiden, sprekers introduceren en de gang van zaken onder controle houden.
Voorbeelden van situaties die een persconferentie rechtvaardigen:
- Opmerkelijke conflicten in het bestuur.
- Reorganisaties, fusies of faillisementen.
- Speciale benoemingen in de directie of het bestuur.
- De presentatie van een jaarverslag, van een publieke organisatie of naamloze vennootschap.
- Speciale bezoeken van (buitenlandse) celebs.
- Presentatie van nieuwe producten of technieken.
- Als het mogelijk vindt de bijeenkomst plaats in een eigen ruimte, waar de presentatoren zich thuis voelen. In de eigen omgeving is het doorgaans beter en gemakkelijker om de gang van zaken te sturen: een 'thuiswedstrijd'.
- Geen luxe presentaties of etentjes. Houd het eenvoudig en functioneel.
- Beperk de tijd. Presentaties moeten niet langer dan 10 minuten duren en het geheel moet binnen één uur afgelopen zijn. Bedenk dat journalisten hierna nog aan het werk moeten om uw presentatie uit te werken.
- Stel een agenda op en stuur die met de uitnodiging mee.
- Spreek vooraf goed af wie waarover zal spreken. Laat deze mensen oefenen en oefen dan ook met vragen: De PR-manager speelt dan de rol van journalist.
- Bereid toelichtend materiaal van te voren goed voor. Als je dit met de uitnodiging meestuurt, overweeg dan dit onder embargo te doen, zodat er geen vroegtijdige publicaties verschijnen die op onvolledige informatie gebaseerd zijn.
- Houd rekening met de sluitingstijdstippen van de diverse media. In de ochtend tussen 9:30uur en 11:00 uur is vaak een goed tijdstip voor een persbijeenkomst.
- Nodig ook foto-journalisten uit. Waarschijnlijk zal de schrijvende pers zelf ook wel een eigen fotograaf meenemen, maar het kan geen kwaad zelf ook foto- en filmjournalisten uit te nodigen.
- Kies een tijdstip dat er geen andere persconferenties plaatsvinden. Raadpleeg http://www.nieuwsbank.nl
- Stel persmappen samen die je na afloop uitdeelt en eventueel aan afwezige journalisten toestuurt.
In persmappen doe je bio's van de woordvoerders, foto's (vrij van auteursrecht), jaarverslagen, brochures en eventueel incentives (maar geen al te dure). - Zorg dat er één of meer kopieerapparaten klaar staan.
- Zorg voor voldoende stroomaansluitingen voor lampen en opladers van journalisten.
Het woord is al eens gebruikt, wat betekent het? Met embargo bedoelen we, dat informatie naar journalisten wordt gestuurd met de restrictie dat die niet voor een bepaald (uitdrukkelijk vermeld) tijdstip gepubliceerd mag worden. De informatie is uitsluitende bedoeld als voorbereiding op een bijeenkomst. Het kan ook zijn dat de informatie nog geheim moet blijven voor het publiek, tot een moment dat het wordt vrijgegeven. Een bekend voorbeeld is de troonrede, die helaas toch weleens uitlekt.
Persconferenties zijn in de regel alleen toegankelijk voor genodigden. Maar wees daar niet te streng mee en laat eventueel ook anderen toe, maar weet goed wie je toelaat. Zorg ook voor balans tussen vóór en áchter de tafel. Het is genant als er vanuit de organisatie 5 mensen achter de tafel zitten en slechts 2 journalisten is de zaal, gechargeerd gesteld.
Als je journalisten gelegenheid tot vragen stellen geeft, zorg dan dat je weet wie het zijn. Wees terughoudend met vreemden, ze kunnen voor onaangename verrassingen zorgen.
Wordt er als toelichting vertrouwelijke informatie gegeven, vermeld dan uitdrukkelijk dat dit off-the-record gebeurt. Dit betekent dat deze informatie niet gepubliceerd mag worden en alle aanwezigen moeten zich hieraan houden.
Pers Briefing
Het is een goede gewoonte om met een beperkt aantal journalisten periodiek bij te praten. Dit heet dan een pers briefing. Dan is er gelegenheid om informatie uit te wisselen, onderling begrip te kweken en eventuele (valse) geruchten te ontkrachten. Journalisten die op een verantwoorde manier met hun vak bezig zijn behandelen de informatie doorgaans vertrouwelijk en gebruiken het alleen als achtergrond informatie bij hun werk. En als het toch geschikt voor publicatie is, weet hij van de hoed en de rand en heeft een zodanige relatie, dat hij je zal bellen om dit te bespreken.
Pers reisen en excursies
Er kan een reden zijn om vertegenwoordigers van de media uitgebreider te informeren en een bijeenkomst aan een excursie of een rondleiding te verbinden. Bereid zulke excursies goed voor en informeer de mensen die je onderweg tegenkomt.
Ook komt het voor dat journalisten mee op reis worden genomen. Dat kan bijvoorbeeld om een nieuw automodel in een inspirerende omgeving te presenteren en gelegenheid tot het maken van proefritten te geven. Maar ook als hoogwaardigheidsbekleders van bijvoorbeeld de regering een reis maken, zullen ze vaak door een groep journalisten begeleid worden. Zulke reizen moet goed, professioneel worden voorbereid. Wend je dan tot gespecialiseerde reisbureaus.
De volgende BLOG zal over face-to-face contacten met journalisten gaan, bijvoorbeeld interviews.
