Journalisten passen doorgaans het principe van hoor en wederhoor toe. Het kan dus voor komen dat zij op een situatie stuiten waar een verhaal in zit. Het heeft dus nieuwswaarde en voor de redactie is het de moeite waard om het uit te pluizen. Als u op enige manier iets met die 'situatie' te maken heeft zal een redacteur u benaderen om enkele vragen te stellen. Dat kan zelfs uitlopen op een heus interview. Hoe moet je je dan gedragen?
Op de eerste plaats moet een journalist worden verwezen naar een medewerker die alle perscontacten afhandelt en daarin ook voldoende getraind is. En van alle ins en outs op de hoogte is. Dit geldt voor organisaties. Bent u als privé persoon het doelwit, dan gelden voor u dus dezelfde regels als voor de "Pressesprecher" van een organisatie.
Wees open en houd niets achter. Maar ga niet spontaan vertellen hoe het zit, tenzij je een verklaring wilt afleggen om bijvoorbeeld een gerucht te ontkrachten. Laat in andere gevallen de journalist de vragen stellen. Het zijn professionals en hebben zich doorgaans goed voorbereid. Ga dus zelf ook nooit onvoorbereid zo'n gesprek in. Bedenk daarbij ook, dat het beroep van journalisten inhoudt, dat ze grondig onderzoek plegen en (vrijwel) altijd achter de waarheid komen. Houd dus geen informatie achter tenzij het algemeen belang ermee gediend is om de waarheid 'onder de pet' te houden. Maar dat moet je dan ook zo zeggen.
Je kunt zulke geheimen ook "off the record" mededelen. Zeg dat dan vooraf duidelijk, en ook waarom het off the record is. Een antwoord als "Geen commentaar" houdt journalisten niet tegen. Het stimuleert ze nog meer om verder te graven.
De woordvoerder
Ik heb wel vaker gemerkt dat directies zich laten vertegenwoordigen door een woordvoerder die niet goed van alles op de hoogte is. Journalisten zijn daar doorgaans snel achter. Ze zijn vaak beter geïnformeerd dan die woordvoerder en zullen dan niet aarzelen om die persoon uit zijn of haar evenwicht te brengen. Als je als woordvoerder het antwoord niet weet, zeg je dat eerlijk en belooft het na te vragen en zo snel mogelijk alsnog door te geven. Maar het is beter dat dit niet nodig is, als woordvoerder moet je alle details kennen en weten wat wel en niet naar buiten mag.
Telefonisch
Interviews vinden vaak telefonisch plaats. Journalisten bellen een bedrijf en vragen naar een (bekend) contactpersoon of de directie. Daar horen ze ook hun vragen te stellen. Maar er zijn ook journalisten die zelfs de telefoniste vragen stellen. Zo hopen ze aan informatie te komen waarmee ze het waarheidsgehalte van de officiële bron kunnen toetsen. De instructie voor alle medewerkers moet dan ook zijn, dat alleen de PR-woordvoerder en/of de directeur de pers te woord mogen staan. Zijn die even niet bereikbaar, laat ze dan terugbellen.
Weet wie je aan de lijn hebt. Bepaal of dat een vertrouwd perscontact is. Probeer er eerst achter te komen wat die journalist al weet en stem daar je commentaar op af.
Een feature
Het kan zijn dat een redacteur bezig is met een achtergrondverhaal of een feature. Daaraan meewerken kan je veel (positieve) publiciteit opleveren. Zorg dan wel dat je je er goed op voorbereid. Vraag de journalist welke vragen hij wil stellen of over welk onderwerp het gaat. Tijdens het gesprek kan hij daarvan afwijken en bepaal dan of je daarin mee wil gaan. Wees ook daarop voorbereid.
Houd in alle gevallen relevante achtergrondinformatie achter de hand. Denk aan een company brochure, productfolders, jaarverslagen, foto's (auteursrechtenvrij), etc.
Zelf een interview aanvragen
Hiervoor geldt hetzelfde als voor het verspreiden van persberichten of -bijeenkomsten: het moet nieuwswaarde hebben. Met 'nieuwswaarde' bedoel ik dus dat het belangrijk of buitengewoon interessant moet zijn voor de lezers/kijkers/luisteraars van de journalist of het medium. Dat moet dus overeenkomen met jouw publieksgroep. Als het alleen voor jouw organisatie belangrijk is om de publiciteit op te zoeken zal een redactie zo'n verzoek afwijzen, of als het gesprek toch heeft plaatsgevonden, er niets mee doen. Bovendien werkt de ergernis die je hiermee veroorzaakt op termijn tegen je.
Het voordeel is wel dat je met zo'n initiatief een journalist of medium een primeur gunt. Handel daar dan ook naar. Zorg dat het een verhaal met nieuwswaarde is. Toch moet je hiermee zorgvuldig omgaan, want in principe is het geen goed idee om bepaalde media voor te trekken. Kies dan liever voor een persconferentie.
Het interview is niet afgelopen als de journalist zijn pen opbergt of de opnameapparatuur inpakt. Vermijd dus opmerkingen over gevoelige onderwerpen bij het afscheid nemen. Onervaren woordvoerders trappen er nog wel eens in en zien zo'n opmerking een dag laten prominent op de voorpagina staan. Van de andere kant.... je kunt dit natuurlijk ook gebruiken om op de valreep nog belangrijke informatie te geven, dat onbedoeld lijkt over te komen waardoor het extra aandacht krijgt. Tja, ook van de woordvoerder mag je verwachten dat hij een professional is.
Soms is het mogelijk of zelfs wenselijk dat de geïnterviewde het uitgewerkte verhaal vóór publicatie mag lezen. Dat is wel prettig en nuttig, want al te vaak blijkt dat een redacteur bepaalde uitspraken anders te interpreteren. Journalisten bieden die mogelijk soms aan omdat het ook in hun belang is dat het verhaal klopt. Je kunt er natuurlijk ook om vragen, maar bedenk dat het wegens tijdsdruk soms niet mogelijk is. Mede daarom is het belangrijk om antwoorden en mededelingen duidelijk en ondubbelzinnig te formuleren. Mocht er toch twijfel over de juiste interpretatie zijn, spreek dat dan uit en zorg dat iedereen het over hetzelfde heeft.
Worden er foto's gemaakt tijdens zo'n interview, of erna, dan is het belangrijk om met de fotograaf duidelijke afspraken te maken en eventueel de opnames te mogen bekijken. Je kunt je niet altijd op het portretrecht (onderdeel van auteursrecht) beroepen. Vrije nieuwsgaring is daar namelijk van vrijgesteld.
Hetzelfde geldt voor video-opnames.
Bereid je goed voor, spreek duidelijk en ondubbelzinnig en.... kam je haren(;-).
En lees dit eboek
