Evenementen en Public Relations

Het organiseren en begeleiden van evenementen is een van de taken van Public Relations. Je kunt het zelf ter hand nemen of uitbesteden aan een gespecialiseerd evenementenbureau. Dat laatste heeft als voordeel dat je over veel details niet hoeft na te denken en het bespaart tijd. Het organiseren van een evenement vergt erg veel tijd. In het begin wat minder, maar hoe meer 'D-day' naderbij komt, hoe meer tijd er in de organisatie gaat zitten. Ik heb meegemaakt dat je de laatste nacht gewoon doorwerkt, zodat de volgende ochtend alles klaar is.

Als PR functionaris is je verantwoordelijkheid vooral ervoor te waken dat het evenement representatief is voor de organisatie. Daarnaast zal PR ook concrete bijdragen leveren voor van interne en externe communicatie, het schrijven van speeches en de samenstelling van AV-presentaties en toezien op het juist toepassen van de huisstijl.
Vormen van evenementen zijn onder andere congressen, symposia, recepties, etc. Ook beursdeelname is een evenement, maar omdat dit een andere aanpak vereist behandel ik beursdeelname in een volgend hoofdstuk.

Wat kan zoal aanleiding zijn voor een evenement? Dat kan heel divers zijn. Hieronder een opsomming van mogelijkheden:

• Opening van een nieuw kantoor, fabriek, magazijn of een nieuwe vestiging (bijvoorbeeld een winkel).
• Een jubileum of een afscheid van medewerkers.
• Bezoek van hoogwaardigheidsbekleders, hoewel dit op zichzelf alweer een aanleiding heeft.
• Een Open Huis voor bijvoorbeeld omwonenden of de achterban van medewerkers.
• Informatiebijeenkomst voor actiegroepen, medewerkers, de pers, etc.
• Een klant- of dealerdag.
• Productintroducties, wat vooral een soort persbijeenkomst zal zijn.

Planning
Om een evenement soepel voor te bereiden en te laten verlopen is een goede planning noodzakelijk. Je mag geen details over het hoofd zien. Eén kleine irritatie over een verkeerde vlag, onvoldoende parkeerplaatsen, koude koffie, haperende geluidsinstallatie, etc. kan een eigen leven gaan leiden en zo de reputatie van de organisatie aantasten.
Maak voor ieder evenement een draaiboek. Dit bevat onderdelen als:

• Aanleiding en beschrijving van het evenement.
• De doelstelling.
• Het programma. 
• Eisen m.b.t. de locatie en een beschrijving van de locatie die gekozen wordt.
• De datum en de duur. Kies een datum waarop geen ander evenement concurreert.
  Maar datum en tijd moet ook in de agenda van medewerkers en genodigden passen.
• De personele ondersteuning (functies en aantallen).
• Inkoop van goederen en diensten.
• Begroting en budget.
• De genodigden en de uitnodigingen zelf.
• De planning of stappenplan. Je kunt hiervoor planningssoftware gebruiken. Hiermee kun je ook de resources (materieel, personeel en de kosten) controleren.
• Beschrijving van de officiële handelingen, bijvoorbeeld een openingshandeling ('lintje knippen...').
• Gedragsrichtlijnen voor medewerkers, inclusief dress code.
• Een checklist van details die je gemakkelijk over het hoofd ziet.

Checklist 

• Vervoer van gasten, hotelreserveringen.
• Parkeerplaatsen.
• Melden bij de politie als er een veiligheidsrisico is.
• Vlaggen.
• AV- en geluidsapparatuur.
• Garderobe en toiletten.
• Naambordjes.
• Beschikbaarheid van technici.
• Drukwerk en hand-outs.
• Honorarium en bloemen voor sprekers.
• Een ceremoniemeester.
• Verzekering.
• Verslaglegging voor eigen gebruik (foto, video).
• Catering.

Dit is slechts een handreiking. Afhankelijk van de aard en het belang van het evenement kan zo'n checklist veel langer zijn. Ga er maar eens voor zitten en brainstorm met enkele collega's. Laat geen enkel detail aan de aandacht ontsnappen. Het gaat om je eigen reputatie en dat van je werkgever.

Aandachtspunten
Natuurlijk zijn er ook punten waaraan je moet denken bij het opstellen van het draaiboek. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Voorkom storende geluiden of werkzaamheden tijdens het evenement. Dus de omroepinstallatie gaat uit en onderhoudstechnici hebben pauze.
• Voorkom activiteit in dat deel van de zaal waar de genodigden of hoogwaardigheidsbekleders zitten. Daar mag alleen gebeuren wat bij het programma hoort.
• Vindt er een openingshandeling plaats, zorg dan dat iedereen goed kan zien wat er gebeurt.
• Biedt gasten allen een zitgelegenheid. Dus zorg dat er voldoende zitplaatsen zijn.
• Het programma beschikbaar stellen aan alle aanwezigen en degene die een rol speelt in het programma moet een uitgebreid draaiboek krijgen.
• Zorg voor bewegwijzering zodat gasten moeiteloos de weg vinden.
• Reserveer parkeerplaatsen voor belangrijke gasten of regel een pendeldienst van en naar het hotel.
• Vermijd programma onderdelen die niet aan het doel bijdragen. Overdaad schaadt.
• Geef gasten gelegenheid tot netwerken door een ruime pauze of borrel achteraf.
• Beperk reclame voor eigen bedrijfsnaam of merk. Een perfect verlopende programma is al reclame genoeg.
• Denk een documentatiemap en relatiegeschenken om als aandenken mee te nemen.

Vergeet na afloop ook niet iedereen die heeft meegewerkt te bedanken. Zorg dat deze mensen toegang krijgen tot foto's en video's die tijdens het evenement zijn gemaakt. Maak een kort verslag van het evenement en publiceer dat intern, bijvoorbeeld op het intranet.

Evaluatie. Dit is een punt dat gemakkelijk vergeten wordt. Iedereen is blij dat het afgelopen is en gaat z'n eigen weg. Maar hoe goed je alles voorbereid, er gebeurt altijd wel iets onverwachts. Bovendien is het goed om ook de zaken die goed gingen te bespreken. Plan dus binnen een week na het evenement een evaluatie bijeenkomst met de medewerkers die een sleutelrol vervulden.
Je leert er altijd van.