En ja, ook ik heb in mijn carrière vele duizenden pennen, aanstekers en sleutelhangers gekocht. Weggevertjes, werden ze genoemd. En zo gingen we er ook mee om. In het begin zochten we nog in dikke catalogi, maar nu gaat deze hele handel online. Aanklikken, aantal opgeven, logo bijvoegen en hup..... in het winkelwagentje.
Ik zal niet ontkennen dat je wel van die 'weggevertjes' nodig hebt. Voor pretentieloos gebruik. En dat komt niet echt overeen met de taak en doelstelling van de PR-afdeling. Je doet de communicatie professionals daarmee tekort. Weggevertjes kunnen daarom net zo goed door de afdeling Inkoop besteld worden (met huisstijl instructie van de PR-afdeling, dat wel).
Het moge ondertussen duidelijk zijn: weggevertjes vat ik eigenlijk niet onder de categorie relatiegeschenken. Met relatiegeschenken wil je systematisch het belang van een relatie bevestigen. Daarmee laat je zien wat de relatie waard is. Welke impact heeft dan een met logo bedrukte plastic ballpoint? Het is eerder een belediging.
Duurzame herinnering
Zo'n veertig jaar geleden (jawel) kreeg ik van een leverancier een gouden Cross ballpoint. Zonder logo. Ik weet het nog precies en de man van wie ik die pen kreeg staat me nog helder voor de geest. Dure pen...... duurzame relatie.Moet het altijd een duur geschenk zijn? Zeker niet. Het moet iets toepasselijks zijn. Iets dat herinneringswaarde heeft en de persoonlijke relatie onderstreept. Want het zijn gewoon mensen die met elkaar zaken doen. Met alle emoties die daarbij horen.
Bedenk ook dat veel bedrijven en overheidsorganisaties een limiet stellen aan de geschenken die hun medewerkers mogen accepteren.
Het woord 'corruptie' komt dan al gauw om de hoek. Maar als die verdenking post vat is er al iets fout met de relatie en wordt het relatiegeschenk verkeerd gebruikt. Het mag nooit zo zijn, dat de ontvanger zich verplicht voelt om opdrachten aan de gever te gunnen. Dat heet 'omkopen'. Timing is dus cruciaal.
Gedragscode
Aan het begin van een verkoopproces een eenvoudig relatiegeschenk geven, zodat de ontvanger jou als mogelijke leverancier op het netvlies houdt is geoorloofd. Het is niet anders dan een advertentie in een vakblad en het logo op de bedrijfsauto's. Pas als de deal rond is, is het gepast om een waardevoller relatiegeschenk te geven om zo waardering voor de gunning of samenwerking te bevestigen. Natuurlijk binnen de regels die voor de ontvanger gelden, je wilt hem tenslotte met een geschenk niet in problemen brengen.Hier ligt een dankbare taak voor de PR-afdeling. Stel een gedragscode op voor representatie en relatiegeschenken. Daarmee stimuleer je het verantwoord gebruik en voorkom je dat je organisatie, en die van de klant, in diskrediet wordt gebracht.
En tenslotte, bedenk ook dat representatie en relatiegeschenken een fiscaal wespennest zijn. Bij grote bedrijven met een professionele financiële administratie komt dit wel goed. ZZP-ers raad ik aan om zich eerst eens goed te laten voorlichten: vraag je accountant. Of kijk bij de belastingdienst.nl
Kijk ook eens wat Intermediair er over publiceerde
Gratis succesboek
