Beurzen en tentoonstellingen

Het is meestal de marketing of marketingcommunicatie die besluit of en zo ja aan welke beurzen en tentoonstellingen wordt deelgenomen. Daar ligt dan ook de budgetverantwoordelijkheid. Toch heeft dit belangrijke raakvlakken met Public Relations en PR dient daarom ook B&T in het beleid in te passen. Op beurzen en tentoonstellingen is er namelijk niet alleen contact met (potentiële) klanten maar ook met andere stakeholders. De media voorop. Bovendien moet er rondom B&T deelname veel en consistent gecommuniceerd worden en dat is bij uitstek een PR taak.

Beurzen en tentoonstellingen vervullen een wezenlijke functie in de PR binnen een bedrijfstak. Denk daarbij aan de volgende aspecten:

• Door het evenementenkarakter staan de branche en de deelnemers in de belangstelling van media en het publiek.
• Beurzen en tentoonstellingen worden vaak ook bezocht door vertegenwoordigers van invloedrijke instanties, zoals politiek en brancheorganisaties. 
• Na een bezoek of het lezen van publicaties wordt erover gepraat, zodat het bereik vele malen grotere is dan sec het bezoekersaantal.

Op beurzen en tentoonstellingen worden contacten gelegd. Met bestaande en nieuwe relaties. Dit heeft zelfs invloed op de manier waarop je een stand bouwt en inricht. Is je focus gericht op nieuwe relaties (prospecting), dan moet je een open stand bouwen die uitnodigt om binnen te komen. Gaat het om het onderhouden van bestaande relaties, dan maak je er een knusse stand van, die meer gesloten is en zelfs over afgesloten spreekkamers beschikt waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd worden.
Een beurs of tentoonstelling is natuurlijk ideaal om producten en diensten te presenteren. Nieuwigheden trekken altijd de aandacht, vooral als je er vooraf een mediacircus op los laat. Terwijl ik dit schrijf worden voorbereidingen getroffen voor een belangrijke autotentoonstelling. Wel, dat is al weken vooraf te merken in de media.
Representatie is altijd een aandachtspunt. Je wil je van je beste kant laten zien, je imago oppoetsen. Public Relations  moet toezien op een representatieve aankleding van de stand, op het gedrag van de standbemanning, op beschikbare documentatie en vele kleine aandachtspunten die op het totaalbeeld grote invloed hebben. Bijvoorbeeld, er mag geen rommel rondslingeren, de vloer moet schoon zijn, de aard en kwaliteit van de consumpties die je gasten aanbiedt, etc.
Public Relations voor de organisatie en haar producten/diensten. De presentatie moet passen in het stelselmatig bevorderen van wederzijds begrip en de juiste indexering van de beeldvorming door alle stakeholders.
Ondersteunen van de verkoop door te letten op een juist evenwicht tussen de verkoopgesprekken en hetgeen als informatie beschikbaar wordt gesteld. Dat geldt dan ook voor het juist inhaken op een reclame campagne en vermeldingen op de website, alsmede voorpublicaties via de media.

Gaat het eens wat minder met het bedrijf, dan wordt vaak de (dure) deelname aan een beurs als eerste ter discussie gesteld. Hier moet goed over nagedacht worden, want als je jaar op jaar op een beurs staat en dan opeens weg blijft, dan geeft dat negatieve associaties bij je publieksgroepen. Roddels en geruchten zijn dan moeilijk de kop in te drukken. Je kun in zo'n geval de presentatie beter wat versoberen dan helemaal wegblijven.

Over soorten beurzen, standvormen en een checklist verwijs ik je naar een eboek over dit onderwerp:
e-boek beurzen