Taken van Public Relations

Deze BLOG begon met een inleiding over de basisprincipes van communicatie. Ik volg daarmee het stramien van  een boek dat ik begin jaren '70 heb gelezen in het kader van mijn opleiding "Public Relations en Massacommunicatie" aan de Universiteit Utrecht en een ander boek dat ik in de jaren '90 gebruikte toen ik zelf les gaf. Maar bedrijfscommunicatie anno eenentwintigste eeuw werkt totaal anders dan toen. Daarom besloot ik deze BLOG te schrijven. Toch gehoorzaamt ook moderne bedrijfscommunicatie dezelfde basisprincipes als twintig jaar geleden. Vandaar mijn aandacht voor wat meer algemene uitleg over communicatie en de plaats van PR in de samenleving.
Wie meer over de moderne of alternatieve aanpak van PR of publiciteit wil weten kan het beste deze BLOG blijven volgen. En je kunt al vast een van mijn e-boeken lezen:
http://www.wimvlekken.nl/e-boeken/eboek_perspubliciteit.htm
Vandaag....:

Taken van Public Relations

Public Relations  heeft een aantal taken binnen de organisatie. Niet iedere taak krijgt binnen iedere organisatie dezelfde nadruk. Dit betekent dat Public Relations binnen de organisatie niet altijd dezelfde plaats heeft. Er zijn organisaties die PR erg belangrijk vinden en ook fors investeren in imago en beeldvorming en de bewaking hiervan. Hier komt het voor dat PR een taak van de raad van bestuur is. Maar vaker zie je dat PR een staffunctie is. Dus met de nadruk op beleidsadvies, zonder echte verantwoordelijkheid. Op andere plaatsen is PR een onderdeel van de markekting (communicatie) afdeling en dan verschuift de aandacht naar beïnvloeding van de markt. Er is dan minder (of geen) aandacht voor de corporate (helikorter) taken van PR. Daartussen liggen talloze varianten.

Uitdragen van management standpunten

Het gaat hier met namen om adviestaken op het gebied van interne en externe communicatie. Ook het opstellen van een communicatiestrategie en -plan en de uitvoering hiervan hoort daarbij. PR onderhoudt contacten met de media en heeft ook een vinger aan de pols van het interne (personeels)beleid.

Redactionele activiteiten

Relaties met de media houdt tevens in het schrijven van persberichten en het organiseren van ontmoetingen met de media. Bijvoorbeeld door middel van persconferenties, -excuries en -updates. PR schrijft ook de (niet commerciële)documentatie en bewaakt de huisstijl van alle andere uitingen van bedrijfscommunicatie.
Dit betreft dan ook (image)brochures, jaarverslagen en vaak zelfs videoproducties.
Tegenwoordig is het maken van Powerpoint presentaties ook een veelgevraagde service van de PR afdeling.

 Voorlichting

Het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie is eveneens vaak een taak van PR. Dat kan schriftelijk en mondeling gebeuren. Op plaatsen als een callcenter of loket, maar ook op beurzen en tentoonstellingen.
De aard van de vragen kan voor PR als nuttige feedback worden gezien. Het geeft aan welke vragen er bij de publieksgroepen leven en welke antwoorden de organisatie eventueel pro-actief dient te verstrekken om een duurzame relatie van wederzijds vertrouwen op te onderhouden.

Representatie

Representatie houdt in dat de organisatie en haar vertegenwoordigers zich naar buiten toe consistent presenteren. Daar vallen gedragsrichtlijnen en huisstijl onder. Maar ook het namens de organisatie onderhouden van (netwerk)contacten.

Sponsoring

Menige organisatie heeft een budget voor sponsoring. Een veel voorkomende fout is dat PR dan uit eigen beweging of in opdracht dit geld in kleine porties verdeeld onder zoveel mogelijk maatschappelijke initiatieven. Bijvoorbeeld aan verenigingen. Soms krijg je dan in ruil een advertentie in het clubblaadje. Ik noem dit een fout, en al die verenigingen die ervan profiteren zullen me dat misschien kwalijk nemen. Maar voor de organisatie die het sponsorgeld beschikbaar stelt levert deze werkwijze niets op.
Het is beter om het budget (of in elk geval een substantieel deel ervan) te besteden aan één relevant maatschappelijk initiatief. Dan kun je er méér voor terugvragen dan een advertentie in het clubblaadje. Bijvoorbeeld shirtreclame of een toernooi dat de naam van je organisatie draagt. Hierdoor krijgt deze verbondenheid meer aandacht in de media.
Je moet als organisatie dan wel een goede keuze maken en kijken welk maatschappelijk initiatief relevante verwantschap heeft met je organisatie en/of je commerciële belangen. Een verkeerde keuze kan je imago schade.

Toepassingsvelden

Nog even iets over de diverse toepassingsvelden van Public Relations. Grofweg kun je PR bedrijven voor profit en non-profit organisaties. Zelfs een ZZP-er ontkomt er niet aan om aandacht te schenken aan verschillende aspecten van PR. Hieronder een niet uitputtende opsomming van sectoren waarin PR een rol kan spelen:

• Commerciële bedrijven van alle mogelijke omvang en soort. Dus van multinational tot éénmansbedrijf.
  Van retail en business-to-business.
• Zorg- en welzijnsinstellingen.
• Onderwijsinstellingen.
• Overheid.
• Religieuze instellingen.
• Politiek.
• Goede doelen (fundraising).
• Beroeps- en brancheorganisaties.
• Werkgevers- en werknemersverenigingen.
• Culturele instellingen.
• Sportclubs en andere verenigingen.
• Actiegroepen (kijk maar naar Greenpeace, LekkerDier, etc.)

Public Relations kent dus een nogal breed werkveld. Hoewel de basisprincipes overal hetzelfde zijn, kunnen de doelstellingen en uitvoering van taken verschillend zijn. Belangrijks is, dat je als PR verantwoordelijke steeds bij het fundament begint en van daaruit je strategie en planning uitwerkt. Zo BOUW je dus een duurzame relatie met je publieksgroepen.