Daarnaast begint iedere Public Relations activiteit binnen de eigen gelederen. Alleen als de interne communicatie goed is, slaagt PR in haar missie. Als een organisatie als 'zender' zich met een verdeeld gezicht laat zien is dat niet geloofwaardig. Het is dus van groot belang dat de organisatie een grote samenhang vertoont en achter de groepsidentiteit staat. Alle neuzen staan in dezelfde richting. Het is een veelgebruikt cliché, maar daarvoor niet minder waar.
Het gaat om het 'wij-gevoel'. Dit motiveert tot samenwerking, tot kwaliteitsbesef en productiviteit. Als medewerkers niet al hun energie steken in het verdedigen van hun eigen koninkrijkje is er voldoende energie om zich te richten op kwaliteit, duurzaamheid en klantvriendelijkheid. Men voelt zich verantwoordelijk voor het gezamenlijk succes. En daarmee is een voorwaarde geschapen om zich welwillend op te stellen tegenover de doelstellingen van de organisatie en iedere actie die daaruit voortvloeit.
Interne communicatie vraagt dus om efficiënte informatie overdracht. Hiervoor zijn drie redenen:
- Zowel het management als de 'werkvloer' hebben informatie nodig om hun taken te kunnen vervullen.
- Informatie over het functioneren van de organisatie ondersteunt het 'wij-gevoel', de betrokkenheid van de werknemers.
- Veranderingsprocessen lukken alleen als er goed over gecommuniceerd wordt.
Binnen een organisatie is de formele communicatie gestructureerd en ingebed in de organisatiestructuur en procedures. Dan gaat het om verticale informatiestromen, van hoog naar laag en van laag naar hoog. Ook wel bekend als top-down en bottom-up. Maar zonder horizontale communicatie tussen afdelingen is de interne communicatie niet compleet. Dit kan op gelijk niveau, maar ook tussen diverse niveaus, dus diagonaal.
Formele communicatie kan individueel zijn, zoals werkinstructies, maar ook van individu naar groepen (directeur heeft een peptalk voor alle medewerkers) of van groep naar groep (de PR afdeling deelt informatie of de voortgang van PR campagne).
Informele communicatie binnen de organisatie is niet te onderschatten. Vaak gaat het om geruchten of roddels, maar ook over zakelijk juiste informatie. De informele kanalen vormen de smeerolie in de interne communicatie. Men hecht vaak meer waarde aan wat een collega over een bepaalde gebeurtenis zegt dan de mededeling van de directie. Bovendien gaat het informele circuit heel snel door de organisatie. Het kan negatieve sentimenten voeden en vaak wordt de informatie vervormd. Grip krijgen op het informele circuit is voor de PR afdeling dan ook erg belangrijk. Je kunt door openheid natuurlijk ook het informele kanaal de wind uit de zeilen nemen. Timing is in elk geval doorslaggevend. Als mosterd na de maaltijd met het echte verhaal komen is niet zo sterk. Je moet het informele circuit vóór zijn. Dat kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van intranet of social media.
Wie zien de doelgroepen (publieksgroepen) voor interne communicatie? Grofweg kun je stellen, iedereen die direct of indirect met de interne organisatie te maken heeft. Bijvoorbeeld:
- Bestuur, directie, management team, commissarissen.
- Medewerkers en ex-medewerkers en hun aanhang.
- Tijdelijk medewerkers (flexwerkers) en vrijwilligers.
- Als het bedrijf zwaar op supply chain management leunt, zijn ook toeleveranciers belangrijk.
Lees ook het ebook over de wisselwerking tussen interne communicatie en innovatie.
