Het personeelsblad
In de jaren '70 was ik redacteur van een personeelsblad bij een multinational. Ons personeelsblad bestond uit een eenvoudige uitgave die eens per week uit kwam, of zoveel vaker als de actualiteit dat rechtvaardigde. Daarnaast maakten we een maandelijks magazine met achtergrondverhalen, zoals interviews met managers en medewerkers, maar ook reportages van toeleveringsbedrijven en landelijke of mondiale ontwikkelingen die onze branche betroffen.Verder verscheen er een sociaal- en personeelsjaarverslag met features om tijdens de kerstvakantie te lezen. Niet zelden met een knipoog naar het kerstpakket van dat jaar. Bovendien verzorgden we voor en met de ondernemingsraad het OR-jaarverslag. Allemaal vanuit de personeelsbladredactie.
Intranet
Een goede gewoonte van veel organisaties in deze tijd is het faciliteren van een intranet portal. Hiervoor zijn voldoende tools beschikbaar, zowel gekoppeld aan de productiesoftware als losse open source software. Je kunt kiezen uit een nieuwsblad opzet of een BLOG omgeving. Natuurlijk moet er iemand zijn die verantwoordelijk is voor de publicaties en spontane bijdragen van collega's monitort, een moderator dus.Bij een grote organisatie loont het om er een professionele redactie op te zetten en ook rekening te houden met meertaligheid van het personeel.
Qua content biedt zo'n portal dezelfde informatie als een personeelsblad. Omdat informatie per direct en zonder grafisch productieproces gepubliceerd kan worden is het actualiteitsgehalte veel groter en is feedback net zo snel.
Mijn voorkeur is het om deze interne nieuwsportal bij het inloggen op het bedrijfsnetwerk als welkomstscherm aan te bieden. En medewerkers die geen computerwerkplek hebben kunnen het nieuws via meerdere interactieve schermen in kantines en koffiecorners bekijken. Of gelegenheid bieden om met de thuiscomputer op het intranet in te loggen. Dit laatste is ook de methode om informatie te delen met extern publiek, bijvoorbeeld toeleveranciers en geselecteerde journalisten.
Intranet biedt voor interne communicatie veel mogelijkheden en kost heel weinig.
Knipselkrant
Voor veel managers is het bijna niet te doen, om alle relevante media te scannen en voor het werk interessante artikelen te lezen. Hier speelt de knipselkrant een belangrijke rol. Er zijn bedrijven die dit als dienst aanbieden. Waar dit tot de jaren '90 nog vrijwel uitsluitende gedrukte informatie betrof, vind je tegenwoordig de meeste informatie ook online. Een knipselkrant van tegenwoordig kan dan ook bestaan uit een email met een serie links en een BLOG met dezelfde functie. Steeds meer mensen abonneren zich op newsfeeds, waarmee in principe hetzelfde wordt bereikt. Je krijgt met een muisklik toegang tot de informatie die je interessant en belangrijk vindt.Publikatiebord
In de meeste kantoren, magazijnen en fabrieken vind je een publicatiebord. Daarin staan belangrijke mededelingen op het gebied van bedrijfsvoering en veiligheid. Zo'n publicatiebord is eigenlijk een 'verplicht nummer' voor iedere organisatie. Maar de informatie die daar in moet staan is doorgaans via andere media veel effectiever te delen.Sociaal Jaarverslag
Het sociaal jaarverslag is ook zo'n verplicht nummer voor grote organisaties. Daarin legt de directie verantwoording af over het gevoerde sociaal beleid, het domein van de Human Resource afdeling. Hierin zal de PR-afdeling nauw samenwerken met de HRM-afdeling. Doorgaans zal ook de Ondernemingsraad een tegenhanger van het sociaal jaarverslag publiceren. Het komt ook voor dat de OR een paar pagina's in het sociaal jaarverslag mag vullen. Welke vorm je ook kiest, de OR heeft het wettelijk recht om een eigen jaarverslag te publiceren, zonder inmenging van de directie.Introductiecursus
Het komt vooral bij grote bedrijven voor, dat nieuwe medewerkers eerst een introductiecursus volgen, voordat ze met hun werk mogen beginnen. Waar een groot verloop is, loont het om dit maandelijks en twee-maandelijks te organiseren. Ik zelf heb gewerkt bij een organisatie die een trainingscentrum in Boekarest had, waar ook nieuwe medewerkers een week naartoe moesten. Alleen voerden ze dat één jaar na mijn aanstelling in, helaas....(;-).Vaak volstaan organisaties met een korte introductie bij de belangrijkste collega's en de overhandiging van een personeelshandboek.
Zo'n personeelshandboek is in alle gevallen wel een goed idee. Dat kan natuurlijk ook een online versie zijn, die via het intranet te raadplegen is. Online heeft als voordeel dat mutaties sneller zijn door te voeren.
Open huis
Jaarlijks een open huis organiseren is vooral voor grote organisaties een goede manier om medewerkers met elkaar te laten kennismaken. Zo kunnen ook familieleden van medewerkers zien waar papa en mama werken en kennismaken met die collega waar ze het zo vaak over hebben.Een open huis kan ook een goede rol vervullen als je publiek toelaat. Buurtbewoners kunnen een kijkje komen nemen en begrijpen dan beter wat daar achter die hekken allemaal gebeurt. Bovendien is het een uitgelezen manier om personeel te werven.
Zorg niet alleen voor goede informatie, maar ook voor veiligheid. Vergeet niet ook de lokale pers uit te nodigen.
Communicatie onderzoek
Zoals vrijwel iedere afdeling een kwaliteitsaudit ondergaat is het ook verstandig het functioneren van interne communicatie periodiek aan een audit te onderwerpen. Vaak is dit ook opgenomen in het kwaliteitsmanagement en onderdeel van de certificering, bijvoorbeeld NEN9001 of HKZ.Bij zo'n audit op interne communicatie is dan aandacht voor de volgende onderdelen:
- De formele en informele communicatie stromen.
- De gebruikte media en hun bereik. Maar ook de kwaliteit van de informatie.
- Informatiebehoefte intern en in welke mate daaraan tegemoet wordt gekomen.
- De bedrijfscultuur en de rol die dit speelt bij de interne informatievoorziening.
Daarnaast is het soms voor managers van grote afdelingen en business units erg moeilijk om goed met hun werkvloer te communiceren. PR kan hierin adviseren en faciliteren. PR zal zich echter wel naar die doelgroep toe moeten verkopen. Ik heb zelden meegemaakt dat zulke managers uit zichzelf bij PR aankloppen om advies of ondersteuning. En als het al gebeurde, was de nood hoog en begint je opdracht met conflictbeheersing. Ook bij interne communicatie geldt: Voorkomen is beter dan genezen.
